Pourquoi ce certificat a sa propre page
Parce que c'est le document qui ouvre le dossier et celui qui le retarde le plus souvent. Sans lui, pas d'immatriculation de succursale, pas de compte bancaire, pas de candidature à un appel d'offres. Et parce que son nom varie assez d'un pays à l'autre pour que beaucoup demandent le mauvais document ou croient qu'il n'existe pas chez eux.
Ce qu'il atteste, quel que soit son nom
Toujours les mêmes trois points : que la société existe, qu'elle est immatriculée à son registre d'origine et qu'elle est à jour de ses obligations. C'est, en pratique, le certificat de vie d'une entreprise.
| Juridiction | Nom habituel | Délivré par |
|---|---|---|
| États-Unis | Certificate of good standing / of existence / of status | Secretary of State de l'État d'immatriculation |
| Royaume-Uni | Certificate of good standing | Companies House |
| Canada (fédéral) | Certificate of compliance | Corporations Canada |
| Canada (provincial) | Certificate of status | Registre provincial |
Si votre certificat porte un autre intitulé mais atteste ces trois points, c'est le bon document. Et s'il en dit moins — par exemple qu'il se borne à constater l'immatriculation sans se prononcer sur la mise à jour —, signalez-le en amont : le notaire pourrait en exiger un plus complet.
L'apostille, et l'erreur de niveau qui coûte des semaines
Ce certificat a besoin, en règle générale, d'une apostille de La Haye pour produire effet en Espagne. Et c'est là que l'on perd le plus de temps, surtout avec les documents américains.
Aux États-Unis, la répartition est claire et contre-intuitive : un document délivré par un État — et le certificate of good standing en est un — s'apostille auprès de ce même État, non auprès du Department of State fédéral. Qui envoie à Washington un certificat du Delaware se le voit refuser et recommence.
Au Canada, depuis que le pays délivre des apostilles en 2024, la logique est la même : Affaires mondiales Canada pour les documents fédéraux, autorité provinciale pour les provinciaux.
Au Royaume-Uni, le FCDO.
Et la règle d'ordre, invariable : d'abord l'apostille, ensuite la traduction. L'apostille fait partie du document et se traduit avec lui.
Ce que nous traduisons
Le certificat intégral : en-tête et sceaux du registre, dénomination exacte de la société, numéro d'immatriculation, État ou juridiction de constitution, date de constitution, mention de régularité ou de conformité, signature du greffier et apostille.
Deux principes que nous appliquons et qu'il vaut mieux connaître :
Nous n'assimilons pas les formes sociales. Une LLC du Delaware n'est ni une S.L. espagnole, ni une Ltd britannique, ni une Inc. La dénomination d'origine est conservée, avec une note du traducteur au besoin. La forme sociale détermine la responsabilité et le régime : le notaire doit savoir laquelle il a devant lui, pas une approximation commode.
Nous respectons la dénomination au caractère près. Si la société s'appelle « ACME Holdings, LLC », c'est ainsi qu'elle figure. Les dénominations ne se traduisent ni ne s'adaptent : elles identifient une personne morale précise dans un registre précis.
Démarches espagnoles où il se dépose
- Ouverture d'une succursale ou constitution d'une filiale en Espagne.
- Immatriculation au registre du commerce espagnol.
- Actes notariés passés par la société étrangère.
- Ouverture d'un compte bancaire au nom de la société.
- Appels d'offres publics, où la commission exige de justifier personnalité et capacité.
- Demande de NIF d'entité non résidente.
Ce qui l'accompagne presque toujours
L'immatriculation d'une succursale se règle rarement avec un seul document. Il faut généralement aussi :
- Les statuts de la société mère.
- La décision de l'organe d'administration ouvrant la succursale et désignant un représentant.
- La procuration en faveur de celui qui agira en Espagne.
Tous traduits, et presque tous apostillés. Notre conseil est le même que d'habitude : demandez la liste complète au notaire ou au registre avant de commander et envoyez l'ensemble en une fois. C'est plus avantageux et cela évite de découvrir à mi-chemin qu'il manque une pièce.
Format de livraison et délais
Nous livrons en PDF avec signature électronique qualifiée, valable devant les notaires et registres espagnols, sans frais d'envoi. Si le registre du commerce ou le notaire préfère le papier, vous pouvez ajouter une copie physique.
Le certificat tient en général sur une page : il entre dans les délais les plus courts. Les statuts qui l'accompagnent, c'est une autre affaire — le simulateur calcule sur les documents réels que vous déposez.
Erreurs que nous évitons
- Demander l'apostille au mauvais niveau aux États-Unis : c'est l'État qui la délivre, pas le gouvernement fédéral.
- Demander le certificat trop tôt, alors qu'il atteste une situation à sa date de délivrance.
- Ne traduire que le certificat et découvrir que le registre voulait aussi statuts et procuration.
- Traduire avant d'apostiller.
- Assimiler LLC à S.L., ou Ltd à S.A., au lieu de conserver et d'expliquer.
Pages liées
Un dossier de succursale associe généralement ce certificat aux statuts de société et à la procuration. Pour la procédure selon le pays de la société mère, voir nos guides sur l'ouverture d'une succursale depuis les États-Unis, le Royaume-Uni et le Canada.