Une entreprise américaine souhaitant opérer en Espagne sans constituer une société espagnole indépendante peut opter pour la succursale (sucursal) : un établissement dépourvu de personnalité juridique propre, entièrement dépendant de la maison mère, inscrit au Registro Mercantil espagnol. C'est la voie la plus rapide, par rapport à la constitution d'une filiale — une nouvelle société espagnole dotée de sa propre personnalité juridique —, bien qu'elle implique que la maison mère réponde directement de l'activité de la succursale. Le choix entre les deux relève d'une décision juridique et fiscale à confier à votre avocat ; nous nous concentrons ici sur la documentation que la maison mère américaine doit fournir, et sur la façon dont elle parvient, traduite, au notaire espagnol.
Les documents demandés par le notaire espagnol
Pour établir l'acte d'ouverture de la succursale, le notaire a besoin, de la part de la maison mère :
- Le certificat de constitution ou acte fondateur (Certificate/Articles of Incorporation) de l'entreprise dans son État.
- Le Certificate of Good Standing (également appelé, selon l'État, Certificate of Existence ou Certificate of Status) : le document attestant que l'entreprise reste active et à jour de ses obligations d'enregistrement au moment de la demande.
- Un accord de l'organe d'administration (board resolution) autorisant l'ouverture de la succursale en Espagne et désignant le représentant légal doté des pouvoirs suffisants.
- Une procuration en faveur de la personne qui agira comme représentant de la succursale en Espagne, si elle n'est pas déjà prévue dans l'accord précédent.
Le Certificate of Good Standing : qui le délivre, et pourquoi l'État compte
Aux États-Unis, les entreprises sont constituées au niveau de chaque État, et non au niveau fédéral — la même raison pour laquelle il n'existe pas d'échange unique de permis de conduire entre les États-Unis et l'Espagne. Le Certificate of Good Standing est délivré par le Secretary of State de l'État où l'entreprise est constituée (Delaware, New York, Californie ou autre), et chaque État utilise son propre nom pour ce document ainsi que son propre délai de traitement. Mieux vaut le demander au plus près de la date de l'acte : de nombreux notaires et Registros Mercantiles exigent que le certificat date de quelques mois seulement, le critère exact variant selon le Registro Mercantil chargé de l'inscription.
L'apostille : dans le même État, pas à Washington
Voici l'erreur la plus coûteuse et la plus fréquente dans les dossiers d'entreprises américaines, que nous détaillons dans notre guide sur l'apostille aux États-Unis : fédérale ou par État. Le Certificate of Good Standing est un document d'État, donc il est apostillé au Secretary of State de ce même État — jamais au Department of State fédéral de Washington, qui n'apostille que les documents des agences fédérales (FBI, IRS, USCIS). L'envoyer au mauvais organisme est la cause la plus fréquente de retard dans ce type de dossier.
Si l'accord du conseil d'administration ou la procuration sont signés devant un notary public américain, ils sont également apostillés au Secretary of State de l'État où ce notaire a exercé — pas nécessairement le même État que celui de la constitution de l'entreprise, s'ils diffèrent.
La traduction assermentée et l'acte notarié
L'ensemble de la documentation de la maison mère — certificat de constitution, Certificate of Good Standing, accord de l'organe d'administration et procuration, chacun avec son apostille — est traduit en espagnol par un traducteur-interprète assermenté habilité par le MAEC. Le notaire espagnol intègre cette documentation, déjà apostillée et traduite, à l'acte authentique d'ouverture de la succursale, qui est ensuite inscrit au Registro Mercantil compétent.
Une fois l'acte inscrit, l'étape suivante consiste à demander le NIF de la succursale auprès de l'administration fiscale espagnole au moyen du formulaire 036, en présentant de nouveau l'acte et l'identification du représentant.
Ce que nous ne sommes pas
Nous ne sommes ni conseil juridique ni conseil fiscal, et nous ne décidons pas à votre place s'il vaut mieux opter pour une succursale ou une filiale — cette décision dépend de questions de responsabilité, de fiscalité et d'activité que votre avocat doit évaluer. Notre travail consiste à traduire, avec validité officielle en Espagne, la documentation américaine exigée par le notaire et le Registro Mercantil pour l'ouverture.
En résumé
- La succursale dépend juridiquement de la maison mère américaine ; la filiale est une société espagnole indépendante. Ce choix est juridique et fiscal, pas le nôtre.
- Le Certificate of Good Standing est délivré par le Secretary of State de l'État de constitution de l'entreprise, et mieux vaut le demander proche de la date de l'acte.
- Il est apostillé au même Secretary of State étatique, jamais au Department of State fédéral.
- L'ensemble de la documentation — constitution, Good Standing, accord de l'organe d'administration, procuration — est traduit en espagnol par un traducteur assermenté avant l'acte notarié.
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Chez Textualia, nous traduisons en espagnol la documentation américaine pour l'ouverture de votre succursale — certificat de constitution, Certificate of Good Standing, accord de l'organe d'administration, procuration —, avec la signature d'un traducteur habilité par le MAEC, prête à être intégrée à l'acte devant notaire.