Pourquoi ce document a sa propre page
Parce que c'est celui qui bloque le plus souvent une démarche d'entreprise française en Espagne, et presque jamais sur le fond : sur le calendrier.
En pratique, un Kbis périme à trois mois. Qui le demande le premier jour, met deux mois à réunir le reste du dossier et arrive chez le notaire au troisième mois découvre qu'il faut tout reprendre au moment précis où le reste était prêt. C'est une erreur d'ordre, pas de documentation, et elle s'évite en sachant dans quel sens enchaîner.
Ce qu'est l'extrait Kbis
C'est, littéralement, la carte d'identité d'une société française. Il atteste de l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et résume, en une ou deux pages, tout ce qu'un tiers doit savoir pour traiter avec elle en sécurité.
Il faut le distinguer de son petit frère. L'extrait K est celui des entreprises individuelles et des micro-entrepreneurs. L'extrait Kbis, celui des personnes morales — SARL, SAS, SA, SCI. Lorsque l'Espagne demande de justifier qui représente une société française et si cette société existe, le document correct est le Kbis.
Qui le délivre, et où
Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce compétent pour le siège social, à partir des données du RCS. Ce n'est ni la société ni son cabinet qui l'émet : c'est un extrait de registre, et c'est exactement ce qui lui donne sa valeur probante vis-à-vis des tiers.
Un détail déroute souvent ceux qui arrivent de France, et il vaut mieux le dire clairement : l'administration française ne le réclame pratiquement plus, puisqu'elle consulte le registre directement. L'administration espagnole, elle, le réclame, et sur papier. Qu'il soit tombé en désuétude en France ne le rend pas superflu ici.
Comment l'obtenir
Gratuitement, si vous êtes dirigeant
Via MonIdenum, un dirigeant télécharge sans frais le Kbis de sa propre société, autant de fois qu'il le souhaite. C'est la voie la plus rapide, et celle que nous conseillons quand le dirigeant est disponible.
L'Annuaire des entreprises fournit en outre un justificatif d'immatriculation au RNE (Registre national des entreprises), gratuit lui aussi, même s'il n'est pas toujours accepté là où l'on attend un Kbis classique.
Payant, pour tout le monde
Sur Infogreffe, il coûte environ 3,06 € par courriel ou 4 € par voie postale ; au greffe même, environ 2,44 €. C'est la voie quand celui qui a besoin du document n'est pas le dirigeant — un avocat espagnol, une banque, la partie adverse d'une opération.
Ce qu'il contient, et ce que nous traduisons
Le Kbis est dense en données et toutes comptent. La traduction reproduit le document intégralement :
- Dénomination sociale, numéro SIREN et code d'activité APE/NAF.
- Forme juridique et capital social.
- Siège social et, le cas échéant, établissements secondaires.
- Activité déclarée et noms de domaine.
- Dirigeants : fonction, nom et prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse.
- Mentions de procédures collectives, s'il y en a, et annotations au registre.
Ce bloc des dirigeants est ce qui donne tout son sens au document chez un notaire espagnol : c'est lui qui atteste que la personne qui signe la procuration, l'acte ou le contrat en a le pouvoir.
Une précision sur la forme juridique. « SARL » n'est pas « S.L. », si proches soient-elles. La traduction assermentée conserve la dénomination d'origine et ajoute, lorsque c'est utile, une note du traducteur expliquant la figure française. Rendre « SAS » par « S.A. » serait commode et serait faux : ce sont des sociétés différentes, avec des règles différentes, et le notaire doit savoir laquelle il a devant lui.
L'apostille : ni automatique, ni à écarter
Le règlement (UE) 2016/1191 a supprimé l'apostille entre États membres, mais uniquement pour les documents d'état civil — naissance, mariage, casier judiciaire. Il n'atteint pas les documents commerciaux.
En pratique, le critère varie : certains notaires et certaines banques d'Espagne exigent un Kbis apostillé, d'autres l'acceptent tel quel. Cela ne se tranche pas en lisant un blog, celui-ci compris : posez la question à celui qui le réclame, car l'apostille a son propre délai, qui s'ajoute à celui du Kbis.
Et si elle est finalement apposée, rappelez-vous l'ordre : d'abord l'apostille, ensuite la traduction. L'apostille fait partie du document et se traduit avec lui.
Démarches espagnoles où il se dépose
- Création d'une filiale ou ouverture d'une succursale de la société française en Espagne.
- Actes notariés : procurations, acquisitions immobilières, augmentations de capital.
- Immatriculation au Registre du commerce espagnol.
- Ouverture d'un compte bancaire au nom de la société.
- Appels d'offres publics, où la commission exige de justifier la personnalité juridique et la représentation.
- Demande de NIF d'entité non résidente auprès de l'administration fiscale espagnole.
Format de livraison et délais
Nous livrons la traduction en PDF avec signature électronique qualifiée, valable devant l'administration espagnole, sans frais d'envoi. Si votre notaire ou votre banque préfère le papier, vous pouvez ajouter l'envoi d'une copie physique.
Un Kbis tient en général sur une ou deux pages : il entre donc dans les délais les plus courts. Le simulateur vous donne le montant exact et la date de livraison avant paiement, une fois le document déposé.
Erreurs que nous évitons
- Demander le Kbis trop tôt. C'est le document qui périme ; il va en fin de liste, pas au début.
- Confondre K et Kbis. Un extrait K n'atteste pas une société.
- Traduire avant d'apostiller, quand l'apostille finit par être exigée.
- Assimiler les formes juridiques. SARL, SAS et SA ne sont ni S.L. ni S.A. ; on les conserve et on les explique.
- Tronquer le document. Les mentions de procédures collectives font partie du Kbis et se traduisent.
Pages liées
Si vous ouvrez une filiale ou une succursale, il vous faudra sans doute aussi la traduction assermentée des statuts et, selon l'opération, de la procuration notariée. Pour le détail registral, notre article sur l'extrait Kbis et quand le faire traduire va plus loin.