Dès qu'une société française veut accomplir une démarche formelle en Espagne — ouvrir un compte, signer un contrat, acheter un bien, répondre à un appel d'offres —, quelqu'un lui réclamera tôt ou tard un document : l'extrait Kbis. En France, c'est la feuille unique qui prouve que l'entreprise existe et qui la dirige. Voici ce qu'il est, pourquoi on le veut toujours récent et quand vous avez besoin de sa traduction assermentée vers l'espagnol.
Ce qu'est exactement l'extrait Kbis
L'extrait Kbis est le document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce qui prouve qu'une société est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). C'est, littéralement, la carte d'identité de l'entreprise : un extrait registre à jour réunissant tout ce qu'un tiers doit savoir avant de traiter avec elle.
Sur une seule feuille figurent :
- La dénomination sociale, les noms commerciaux et les sigles.
- Le numéro SIREN et le code d'activité APE.
- La forme juridique (SARL, SAS, SA, SCI…) et le capital social.
- L'adresse du siège social et des établissements.
- L'activité de l'entreprise.
- Les dirigeants : nom, date de naissance et nationalité.
- Et, le cas échéant, les décisions relatives aux procédures collectives.
Cette dernière information explique le poids du Kbis : il ne dit pas seulement que l'entreprise existe, mais aussi si elle est en difficulté. C'est pourquoi une banque ou un notaire l'exigent avant de faire un pas.
Kbis ou extrait K : lequel vous concerne
Une confusion fréquente. Le Kbis concerne les sociétés (personnes morales). L'extrait K, sans le « bis », est l'équivalent pour les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs (personnes physiques) immatriculés au RCS. Même finalité, sujet différent. Si votre interlocuteur français est une SARL ou une SAS, on parle de Kbis ; si c'est un indépendant à activité commerciale, d'extrait K.
Depuis 2019-2021, le titulaire peut le télécharger gratuitement en ligne via MonIdenum, le service du Conseil national des greffiers, sans passer au guichet. Pour bien des démarches internes en France, il suffit désormais de communiquer le SIREN ; mais lorsque le document quitte le pays, c'est toujours le Kbis complet que l'on demande.
Pourquoi on le veut toujours « récent »
Le Kbis n'a pas de date de péremption légale, et pourtant il se comporte en pratique comme s'il en avait une. La raison est simple : ses données changent. Un changement de dirigeant, un transfert de siège ou une augmentation de capital sont inscrits au RCS, et dès cet instant l'ancien Kbis ne reflète plus la réalité.
C'est pourquoi l'usage — et ce qu'exigent presque tous les organismes, en Espagne aussi — est de n'accepter qu'un Kbis de moins de 3 mois. C'est le même mécanisme que celui décrit dans notre guide sur la validité d'une traduction assermentée : ce n'est pas la traduction qui expire, mais le document qui se trouve dessous. Demandez le Kbis le plus près possible de la date où vous le présenterez.
Quand vous avez besoin du Kbis traduit en espagnol
Dès qu'une entreprise française s'adresse à une administration, un notaire ou une banque espagnols, l'autre partie voudra lire son Kbis en espagnol et avec des garanties : autrement dit, en traduction assermentée du français vers l'espagnol, signée par un traducteur habilité par le MAEC espagnol. Les cas les plus fréquents :
- Ouvrir une succursale ou constituer une filiale en Espagne.
- Ouvrir un compte bancaire professionnel ou souscrire des services.
- Participer à un appel d'offres public.
- Une vente immobilière dont l'acquéreur est une société française (très typique avec les SCI).
- Toute opération où il faut prouver qui peut signer au nom de l'entreprise.
Apostille : oui ou non ?
Cela dépend de l'organisme destinataire ; il vaut donc mieux demander d'abord. En tant que document public français, le Kbis peut nécessiter une apostille de La Haye pour produire ses effets en Espagne. Entre pays de l'UE, il existe des cas d'exemption, mais ils ne couvrent pas de manière générale les extraits du registre du commerce : ne le tenez donc pas pour acquis et confirmez auprès de l'administration, du notaire ou de la banque si l'apostille est exigée. Et retenez une règle d'or : si le document est apostillé, l'apostille se traduit aussi, au sein de la même traduction assermentée.
Le Kbis et les statuts ne sont pas la même chose
On les confond souvent car ils voyagent en général ensemble, mais leurs rôles diffèrent. Le Kbis est l'extrait du registre : la photo officielle et actuelle de l'entreprise. Les statuts sont le contrat de société : les règles internes qui la régissent. Beaucoup d'opérations réclament les deux, et chacun a ses nuances de traduction. Si votre démarche exige aussi les statuts, nous l'expliquons en détail dans le guide de la traduction assermentée des statuts français. Et si la société concernée est britannique, voici la version pour les statuts britanniques.
Comment nous procédons chez Textualia
Tout en ligne, sans vous déplacer. Vous téléversez le Kbis (et les statuts, si on vous les réclame), vous voyez le prix ferme sur-le-champ et vous recevez la traduction assermentée du français vers l'espagnol en PDF signé électroniquement, pleinement valable devant les notaires, les banques et le Registre du commerce espagnol. S'il vous faut un original papier, nous l'émettons sur papier timbré de l'État. Nous connaissons ce document de l'intérieur : nous savons ce qu'un notaire espagnol attend de lire dans un Kbis et quels termes — gérant, siège social, capital social — ont leur équivalent juridique correct. Réunissez votre Kbis récent et commencez depuis notre page documents, ou téléversez-le directement dans le simulateur.