Dans un dossier de télétravail international, deux choses s'attestent séparément : votre relation avec l'entreprise et l'existence de l'entreprise. La confusion entre les deux explique une bonne part des demandes de régularisation, car on dépose une lettre de l'employeur en croyant qu'elle couvre les deux alors qu'elle ne couvre que la première.
Ce guide traite la seconde : la preuve qui vient du registre, non de l'entreprise.
Pourquoi une preuve registrale est nécessaire
La différence tient à qui parle. Une lettre de l'entreprise, aussi bien rédigée soit-elle, c'est l'entreprise parlant d'elle-même. Un certificat du registre du commerce du pays, c'est un tiers officiel énonçant ce qui est inscrit sur cette société.
Quand une procédure veut savoir si l'entreprise existe réellement, depuis quand et sous quelle dénomination exacte, elle demande la seconde. Quand elle veut savoir quel poste vous occupez et depuis quand, elle demande la première. Les deux documents sont généralement exigés précisément parce qu'ils ne se recouvrent pas.
| Document | Ce qu'il prouve | Ce qu'il NE prouve PAS | Qui le délivre |
|---|---|---|---|
| Lettre de l'employeur | Votre poste, votre ancienneté, l'autorisation de télétravail | Que l'entreprise existe et est active | L'entreprise |
| Certificat d'immatriculation | Que la société a été constituée : nom, numéro, date | Qu'elle est encore active aujourd'hui | Le registre |
| Extrait de registre à jour | La situation actuelle : siège, dirigeants, dénomination en vigueur | Votre relation de travail | Le registre |
| Certificat de type good standing | Que la société est inscrite et respecte ses obligations déclaratives | Votre relation de travail | Le registre |
La deuxième colonne de la troisième ligne est celle qui réserve des surprises : un certificat d'immatriculation ne prouve pas que l'entreprise est encore vivante. Il atteste une naissance. Une société dissoute il y a trois ans possède exactement le même certificat d'immatriculation qu'une société en pleine activité.
L'exemple britannique
Si l'entreprise est constituée au Royaume-Uni, le registre est Companies House, et il vaut mieux demander le document en sachant ce que l'on veut :
- Pour l'ancienneté et l'identité de la société : le certificat d'immatriculation, qui porte la dénomination, le numéro de société et la date de constitution.
- Pour la situation actuelle : un document reflétant les données en vigueur du registre, avec les dirigeants et le siège social actuels.
- Si le destinataire demande expressément un certificat de bonne situation registrale : demandez-le comme tel et vérifiez ce que recouvre exactement celui qu'on vous remet.
Deux vérifications avant de traduire, toutes deux sur le papier que vous avez déjà en main :
La date. Un extrait d'il y a dix-huit mois n'atteste pas la situation actuelle, même s'il est authentique. Si la procédure veut l'état présent, le document doit être récent.
La dénomination. Que le nom du registre concorde avec votre contrat et votre lettre. Une société qui a changé de nom figure au registre sous le nom actuel, et si votre contrat porte l'ancien, cela demande une explication.
Pour d'autres juridictions, le document équivalent porte un autre nom et un autre contenu. En France, par exemple, le document habituel est différent, avec ses propres rubriques : extrait de registre d'une entreprise française. Ne présumez pas que le certificat d'un pays a son jumeau exact ailleurs : regardez ce que délivre ce registre.
Reliez le certificat à votre relation de travail
Les deux documents se lisent ensemble : ils doivent donc s'emboîter.
- La dénomination sociale du certificat doit apparaître dans votre contrat et votre lettre. Si ce n'est pas le cas, du fait d'un changement de nom ou parce qu'une filiale vous a recruté, expliquez-le par écrit et fournissez le document qui relie les deux.
- L'adresse du registre et celle du contrat peuvent légitimement différer — une entreprise déménage — mais mieux vaut que l'entreprise le dise que de laisser l'écart à découvert.
- La date de constitution n'est pas votre date d'embauche. Si la voie exige l'ancienneté de l'entreprise, la donnée est sur le certificat ; si elle exige la vôtre, elle est dans la lettre.
Quels documents accompagnent celui-ci dans le dossier, selon que vous êtes salarié ou indépendant, dans salarié ou indépendant.
Traduction et formalités
Un certificat de registre est normalement un document public, ce qui a deux conséquences.
D'abord : il peut exiger une légalisation ou une apostille selon le pays d'origine et selon ce qu'exige le destinataire. Comme toujours, l'ordre fait économiser — légalisation d'abord, traduction ensuite, car une apostille est aussi du texte.
Ensuite : la traduction doit respecter la terminologie registrale. Un certificate of incorporation n'est pas un certificat de bonne situation, et les traduire par le même terme ferait lire au destinataire autre chose que ce que dit le document. Dans la traduction de certificats de société, ces dénominations restent identifiables.
Et avant de commander quoi que ce soit, confirmez auprès de l'organisme quel document il veut et de quelle date. Le reste du dossier, dans les traductions pour télétravailleurs internationaux.
Envoyez-nous le certificat complet, l'organisme destinataire et votre date limite : nous vous donnons le prix et le délai exacts.