Commençons par ce que nous ne faisons pas, cela nous épargne à tous un courriel : chez Textualia, nous traduisons de l'anglais, du français et de l'allemand vers l'espagnol. Pas du néerlandais. Si vous êtes arrivé ici en cherchant quelqu'un pour traduire un acte néerlandais mot à mot vers l'espagnol, nous vous dirons la vérité dès le premier paragraphe plutôt qu'au dernier.
La bonne surprise, c'est que cette limite compte bien moins qu'il n'y paraît. Une grande partie des documents qu'un résident néerlandais doit présenter à Alicante, Torrevieja ou Xàbia n'exige aucune traduction, et plusieurs de ceux qui en exigent une peuvent s'obtenir directement en anglais. Prenons-les dans l'ordre.
L'état civil se traduit rarement : les Pays-Bas et l'Espagne sont dans l'UE
C'est là que se cache la vraie économie. Votre acte de naissance, votre acte de mariage, un acte de décès ou un certificat de vie néerlandais n'ont besoin ni d'apostille ni de traduction pour être présentés à l'administration espagnole. Ce n'est pas une astuce : c'est le règlement (UE) 2016/1191, en vigueur depuis février 2019 dans toute l'Union.
Le mécanisme est simple. Quand vous demandez le document à votre commune (gemeente), demandez qu'on y joigne le formulaire type multilingue : un modèle officiel qui reprend les rubriques du certificat en espagnol. Avec ce formulaire joint, le guichet espagnol ne peut pas exiger de traduction. Zéro apostille, zéro traducteur, zéro coût par cette voie.
La nuance honnête, la même que dans notre article sur le règlement : le formulaire se demande à la source, auprès de l'autorité qui délivre l'acte. Si le document est déjà entre vos mains sans lui, il faut le redemander. Et si l'acte porte des mentions manuscrites en marge que le formulaire ne reprend pas, le guichet espagnol pourrait, dans un cas exceptionnel, réclamer une traduction. Mais pour un acte de naissance ou de mariage standard, le formulaire suffit généralement.
Le VOG (casier judiciaire) : lui aussi dans le règlement
Le VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag), le certificat de casier judiciaire néerlandais, est délivré par Justis et mérite un avertissement : il est délivré en néerlandais, avec une note explicative en anglais en bas de page qui n'est pas une traduction littérale du contenu. Autrement dit, il n'existe pas de VOG officiellement « en anglais ».
La bonne nouvelle, c'est que l'absence de casier judiciaire figure expressément dans la liste du règlement 2016/1191. Vous pouvez donc aussi demander le formulaire type multilingue pour le VOG et vous épargner la traduction, exactement comme pour les actes d'état civil. Mieux vaut vérifier sur le Portail e-Justice européen quels formulaires chaque pays délivre réellement, car la disponibilité varie. Si le guichet espagnol finit malgré tout par exiger une traduction assermentée complète, ce serait une traduction du néerlandais — et là, honnêtement, ce n'est pas nous.
L'extrait de la KvK : demandez-le en anglais, et c'est notre domaine
Si vous créez ou gérez une société, le document vedette est l'extrait du registre du commerce (uittreksel Handelsregister) de la chambre de commerce, la KvK. Ici, le circuit est différent : l'extrait n'est pas un document d'état civil, le règlement 2016/1191 ne le couvre donc pas. Mais la KvK elle-même le délivre en anglais — vous choisissez la langue au moment de la commande, au même prix que la version néerlandaise.
Un avertissement de la KvK elle-même : tous les organismes n'acceptent pas l'extrait en anglais, car certaines rubriques ne sont pas traduites. Si l'administration espagnole vous réclame une traduction assermentée certifiée de cet extrait, alors c'est bien notre terrain : anglais vers espagnol, par un traducteur habilité par le MAEC. Le document néerlandais que nous ne pouvions pas toucher directement arrive sur notre bureau déjà en anglais, et à partir de là, c'est un travail standard.
Les limites, sans fioritures
Pour que personne ne reparte d'ici avec des attentes gonflées, voici les cas où nous ne pouvons pas vous aider directement :
- Les documents qui n'existent qu'en néerlandais et sortent du règlement : un acte notarié néerlandais, un diplôme d'universiteit, un jugement d'un tribunal néerlandais, certains certificats fiscaux. Ce n'est pas de l'état civil, ils n'ont pas de formulaire multilingue et ne s'obtiennent pas en anglais.
- Quand l'autorité espagnole exige une traduction assermentée complète de l'un d'eux. Cette traduction serait du néerlandais vers l'espagnol, une paire que nous n'offrons pas.
Dans ces cas, l'honnêteté consiste à vous le dire et à vous orienter vers un traducteur assermenté de néerlandais habilité par le MAEC. Nous n'allons pas vous vendre un service que nous ne rendons pas.
En résumé
Si vous êtes néerlandais et que vous vivez — ou allez vivre — sur la Costa Blanca, votre feuille de route ressemble souvent à ceci : pour l'état civil et le casier, demandez le formulaire multilingue à la source et vous ne dépenserez probablement rien, ni en apostille ni en traduction, pas même pour votre certificat d'enregistrement de citoyen de l'UE. Pour les affaires commerciales, demandez l'extrait de la KvK en anglais.
Et quand ce parcours produit un document en anglais (ou en français, ou en allemand) que l'administration veut voir en traduction assermentée espagnole, c'est là que nous entrons en jeu : traduction assermentée par un traducteur habilité par le MAEC, livrée en PDF signé électroniquement. Demander d'abord ne coûte rien — et si ce qu'il vous faut, c'est du néerlandais direct, nous vous le dirons aussi clairement que nous avons ouvert ce texte.