Qu'est-ce que le NBI Clearance ?
Le NBI Clearance est le certificat d'antécédents émis par le National Bureau of Investigation (NBI) des Philippines, l'agence d'enquête rattachée au Département de la Justice philippin. C'est l'équivalent philippin d'un extrait de casier judiciaire ou police clearance : à partir d'une recherche dans la base de données nationale du NBI, il atteste s'il existe ou non des registres au nom du demandeur au niveau national aux Philippines.
C'est le document que les ressortissants philippins présentent aux autorités étrangères lorsqu'on leur demande des antécédents aux Philippines. Il est émis en anglais, l'une des langues officielles du pays, ce qui rend le couple de traduction vers l'espagnol direct. Malgré tout, toute démarche devant l'administration espagnole exige une traduction assermentée vers l'espagnol.
Ce qu'il atteste exactement
Le NBI Clearance présente les données d'identification du titulaire, la date d'émission, un numéro de référence propre et le résultat de la recherche — normalement l'indication qu'il n'y a aucun registre défavorable ("No Derogatory Record" ou formulation équivalente) ou, le cas échéant, un renvoi à vérification. Il porte le sceau et la signature de l'autorité émettrice du NBI.
Il ne faut pas le confondre avec d'autres documents philippins parfois présentés par erreur :
- Le Police Clearance municipal ou de la PNP (Philippine National Police), de portée locale. Il ne couvre pas l'étendue nationale du NBI et n'est généralement pas ce qu'attend l'administration espagnole.
- Le Barangay Clearance, un certificat de voisinage très local, sans valeur comme antécédent national.
- Les certificats du PSA (Philippine Statistics Authority), qui portent sur la naissance, le mariage ou le décès — pas sur les antécédents.
En cas de doute sur le document que vous avez en main, vérifiez l'organisme émetteur : le certificat d'antécédents de portée nationale est émis par le National Bureau of Investigation.
Quand faut-il traduire le NBI Clearance pour l'Espagne
Les cas dans lesquels nous recevons le plus souvent ce document :
- Résidence : demandes de visa, NIE, TIE et autorisations de résidence auprès du consulat d'Espagne aux Philippines, ou auprès de la Sous-délégation du Gouvernement et des Bureaux des Étrangers après l'arrivée. Le dossier inclut le NBI Clearance apostillé et traduit.
- Nationalité espagnole par résidence auprès du Ministère de la Justice. Les demandeurs ayant résidé aux Philippines pendant la période exigée ont généralement besoin du NBI Clearance dans leur dossier.
- Inscription des infirmiers et du personnel de santé : les professionnels formés et diplômés via la PRC qui obtiennent la reconnaissance de leur diplôme et s'inscrivent auprès d'un ordre espagnol attestent l'absence d'antécédents avec ce certificat.
- Mariage en Espagne : le dossier de mariage d'un conjoint philippin exige généralement le certificat d'antécédents ainsi que le certificat de célibat.
Comment obtenir votre NBI Clearance
La procédure est très dématérialisée. Dans les grandes lignes :
- Inscription et demande en ligne sur le portail du NBI, avec les données personnelles et le rendez-vous.
- Paiement de la taxe par les canaux prévus.
- Rendez-vous en personne dans un centre NBI pour la capture biométrique (empreintes et photographie) et la vérification d'identité.
- Émission du certificat, généralement le jour même sauf en cas de hit.
Si vous avez déjà eu un NBI Clearance, le renouvellement peut être traité plus rapidement — dans certains cas entièrement en ligne avec envoi du document, sans retourner au centre. Lorsqu'il y a un « hit » — correspondance de nom dans la base de données, souvent par simple homonymie — le certificat passe en quality control et son émission est retardée. Prévoyez cette marge. Nous détaillons l'ensemble du processus dans le guide Certificat NBI des Philippines pour l'Espagne.
Apostille : uniquement du DFA (apostille AVANT de traduire)
Les Philippines ont rejoint la Convention de La Haye le 14 mai 2019. Depuis, les documents publics philippins destinés à un autre pays de la Convention — comme l'Espagne — sont légalisés par Apostille, et l'autorité compétente pour la délivrer est le Department of Foreign Affairs (DFA) philippin. L'ancienne chaîne de légalisation consulaire ne s'applique plus.
La règle d'or est simple : apostille d'abord, traduction ensuite. L'apostille du DFA est apposée sur le NBI Clearance original ; une fois cet ensemble complet, nous le traduisons intégralement — certificat et apostille — de façon assermentée. Si vous traduisez d'abord et apostillez ensuite, la feuille d'apostille sort de la traduction et le document doit être repris. Vous pouvez voir le sceau en détail dans L'apostille de La Haye et la traduction assermentée.
L'étape de traduction assermentée
Une fois votre NBI Clearance apostillé par le DFA, nous traduisons l'intégralité du document vers l'espagnol. Notre traduction assermentée :
- Reproduit intégralement le contenu de l'original : données du titulaire, numéro de référence, date d'émission, résultat de la recherche, sceaux et signatures de l'autorité du NBI.
- Traduit intégralement l'apostille du DFA, en reproduisant le modèle de la Convention de La Haye en espagnol : pays, signataire, qualité, lieu et date de la certification, numéro d'apostille et sceau.
- Intègre la certification officielle du traducteur habilité par le MAEC : déclaration signée, numéro d'habilitation et signature électronique qualifiée conforme à la réglementation en vigueur du MAEC.
Le résultat est un document que le lecteur administratif espagnol comprend sans friction et qui atteste, à lui seul, la fidélité de la traduction par rapport à l'original apostillé.
Format et délais de livraison
Nous livrons la traduction au format PDF signé électroniquement avec la signature qualifiée du traducteur assermenté. Ce format a pleine valeur devant l'administration espagnole. Si votre démarche exige une copie papier avec signature manuscrite et cachet physique, nous l'envoyons par courrier après la livraison numérique.
Vous verrez le délai et le prix dans le calculateur avant de payer, calculés sur votre document précis. Des options urgentes sont disponibles.
Erreurs fréquentes à éviter
- Traduire avant d'apostiller. Sans l'apostille du DFA, la traduction est incomplète et doit être refaite. Apostillez d'abord.
- Présenter un Police Clearance local au lieu du NBI. Le certificat de portée nationale est celui du National Bureau of Investigation ; le clearance municipal ou du barangay ne convient généralement pas à l'administration espagnole.
- Péremption en cours de procédure. Si votre NBI Clearance a déjà plusieurs mois et que la procédure (apostille + traduction + dépôt) va s'allonger, demandez-en un nouveau avant de commencer. Confirmez toujours la durée de validité auprès de l'organisme compétent.
- Divergences sur le nom. Le NBI Clearance est émis avec le nom figurant dans les registres philippins. S'il diffère de votre passeport ou de votre carte espagnole (un second nom de famille, un prénom composé, un trait d'union), nous ajoutons une note du traducteur liant les deux identités pour éviter un rejet pour incohérence apparente.
Organismes espagnols qui acceptent notre traduction du NBI Clearance
- Consulats d'Espagne aux Philippines (dépôt de visa)
- Sous-délégation du Gouvernement et Bureaux des Étrangers (NIE, TIE, autorisations de résidence)
- Ministère de la Justice (nationalité par résidence)
- Registre Civil (dossier de mariage, inscriptions)
- Ordres professionnels des infirmiers et du personnel de santé (inscription après reconnaissance)
- Administration Générale de l'État (procédures de sélection)
Pages associées
- Traduction assermentée d'extrait de casier judiciaire — page générale couvrant tout extrait de casier judiciaire étranger, pas seulement le NBI philippin.
- Traduction assermentée du casier judiciaire FBI (États-Unis) — le document jumeau pour ceux qui ont séjourné aux États-Unis.
- Certificat de célibat — document qui accompagne le NBI dans le dossier de mariage d'un conjoint philippin.
- Certificat NBI des Philippines pour l'Espagne — guide pratique du processus complet, étape par étape.