Si vous êtes philippin et que vous demandez un visa ou un titre de séjour espagnol, un document revient dans presque tous les dossiers : le casier judiciaire des Philippines. Ce document, c'est le NBI Clearance, délivré par le National Bureau of Investigation. Commençons par la bonne nouvelle : il est en anglais. Puis par la surprise habituelle : être en anglais ne l'exempte de rien. L'Espagne réclame quand même deux étapes de plus. Ce guide parcourt les deux, dans le bon ordre.
Ce qu'est le NBI Clearance
Le NBI Clearance est le casier judiciaire national des Philippines. Il n'existe pas d'équivalent régional ou provincial que les autorités espagnoles accepteraient à sa place : le NBI est la preuve unique et centralisée de l'existence ou non d'antécédents enregistrés sur l'ensemble du pays. Les consulats et les bureaux d'immigration espagnols le traitent comme le « certificat d'absence d'antécédents pénaux » philippin pour les dossiers d'étrangers.
On vous le demandera dans pratiquement toute démarche espagnole qui examine votre passé : le visa nomade numérique, le visa de séjour non lucratif, les autorisations de travail et de professionnel hautement qualifié, l'arraigo (séjour par ancrage) et la nationalité espagnole par résidence.
Un détail pratique dès le départ : au moment de la demande, choisissez la finalité qui indique un usage à l'étranger (souvent « Travel Abroad » ou multi-usage). C'est la version conçue pour quitter le pays, et celle que vous porterez au DFA à l'étape suivante.
L'apostille : depuis le 14 mai 2019, c'est le DFA
C'est ici que les Philippines ont changé, et là où beaucoup de conseils périmés sur internet égarent encore les gens.
Les Philippines ont adhéré à la Convention Apostille de La Haye, entrée en vigueur pour le pays le 14 mai 2019. Depuis cette date, le Department of Foreign Affairs (DFA) ne délivre plus l'ancienne légalisation au « ruban rouge » (red ribbon). À la place, il appose une apostille sur le document : un certificat unique que tout autre pays de la Convention, l'Espagne comprise, reconnaît sans légalisation consulaire supplémentaire.
Avant mai 2019, un document philippin à destination de l'Espagne devait être légalisé auprès du consulat espagnol. Cette voie a disparu. Aujourd'hui le circuit est plus simple : vous portez votre NBI Clearance au DFA, il l'apostille, et l'Espagne accepte cette apostille telle quelle. Les Philippines et l'Espagne sont toutes deux parties à la Convention : la chaîne se referme proprement.
Pour situer les Philippines parmi les pays dont les documents parviennent en Espagne par apostille et non par légalisation consulaire, nous tenons une référence à jour : apostille de La Haye par pays, 2026.
Pourquoi une traduction assermentée, s'il est déjà en anglais
C'est la question que les demandeurs philippins nous posent le plus, et elle est légitime. Le NBI Clearance est en anglais. L'apostille que le DFA y imprime, plus ou moins aussi. Alors pourquoi traduire ?
Parce que les administrations espagnoles travaillent en espagnol. Un document en anglais — aussi clair soit-il — n'est pas quelque chose qu'un agent d'immigration espagnol soit tenu de lire ni d'accepter tel quel. Ce que l'Espagne exige, c'est une traduction assermentée en espagnol, réalisée par un traducteur habilité par le MAEC (le ministère espagnol des Affaires étrangères). Cette traduction porte le cachet et la signature du traducteur et a un caractère officiel ; une traduction de courtoisie, une traduction notariée à Manille ou votre propre version ne feront pas l'affaire.
Et ce n'est pas seulement le corps du certificat qui se traduit. L'apostille fait partie du document et se traduit avec lui. D'où l'ordre : on apostille d'abord et on traduit en dernier. Si la traduction assermentée est faite avant que le DFA n'appose l'apostille, celle-ci manquera dans le jeu traduit et l'on risque de vous demander de recommencer. Même logique que pour les casiers des États-Unis, du Royaume-Uni et de la France : c'est l'ordre des opérations qui vous épargne un second tour.
Le bon ordre, du début à la fin
- Demandez le NBI Clearance dans sa version pour usage à l'étranger (multi-usage / travel).
- Faites-le apostiller au DFA. C'est l'étape qui le rend valable en Espagne sans légalisation consulaire.
- Traduction assermentée en espagnol du certificat et de son apostille, par un traducteur habilité par le MAEC.
- Déposez au consulat ou au bureau d'immigration.
Sautez une étape ou inversez-en deux, et le dossier revient.
Le calendrier : qu'il arrive frais
Le NBI Clearance et son apostille ne portent pas de date de péremption fixe dans la norme espagnole, mais les consulats et les bureaux d'immigration réclament couramment un certificat récent : le plus souvent délivré dans les 3 à 6 derniers mois au moment du dépôt. Certains bureaux acceptent jusqu'à un an ; d'autres sont plus stricts. Le plus prudent est d'obtenir le NBI près de la date de votre rendez-vous, de l'apostiller, de le traduire et de le déposer, le tout dans une fenêtre serrée, pour que le certificat soit encore « frais » quand il arrive sur le bureau.
Une précision honnête : les exigences exactes sont fixées par chaque consulat et chaque organisme, et elles peuvent varier sur les délais de validité et les formats. Ce guide couvre la partie constante pour tous — document, apostille, traduction. Pour le dernier détail, consultez la page de votre consulat.
Là où Textualia intervient
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