L'ordre habituel est celui-ci : la personne va chez son notaire, consent une procuration « pour vendre un bien en France », la fait apostiller, la fait traduire, l'envoie — et la France répond que cela ne convient pas.
Ce n'est pas la faute du notaire. La procuration a été rédigée selon ce qu'exige le droit espagnol, et celui qui doit l'exécuter travaille dans un autre système.
Le bon ordre commence par la fin.
C'est la destination qui dicte la rédaction
Une procuration est un document que quelqu'un doit exécuter : une banque, un registre, un notaire étranger, un tribunal. Et chacun de ces systèmes a ses idées sur les pouvoirs à énumérer, avec quel degré de détail et selon quelles formules.
Dans les pays de common law, c'est particulièrement net : ils travaillent le plus souvent à partir de leurs propres formulaires, et une procuration générale espagnole rédigée avec les pouvoirs « d'usage » peut leur paraître insuffisante, voire illisible.
Le premier pas n'est donc pas d'aller chez le notaire. C'est de demander à celui qui va l'exécuter le texte ou la liste des pouvoirs dont il a besoin. Ce texte arrive en général dans sa langue, et c'est là que nous intervenons dans un sens auquel personne ne s'attend : en le traduisant vers l'espagnol, pour que votre notaire puisse rédiger la procuration en y intégrant exactement ce qui est demandé.
Autrement dit : dans la moitié de ces dossiers, la traduction nécessaire en premier va vers l'intérieur, pas vers l'extérieur.
Qui appose l'apostille sur une procuration : pas le ministère
Il y a ici une vraie différence avec d'autres documents, et elle coûte des délais à qui l'ignore.
Le décret royal espagnol 1497/2011 répartit la compétence pour apostiller selon le type de document, et celle des actes notariés revient aux doyens des Collèges notariaux, à ceux qui les remplacent, et aux notaires auxquels le doyen délègue. Le ministère de la Justice le dit sans nuance : l'apostille des actes notariés relève uniquement des Collèges de notaires.
Et un détail qui évite des déplacements : cette compétence s'exerce indépendamment du lieu du territoire national où l'acte a été établi. Vous n'avez pas à retourner dans la province où vous avez signé.
| Type de document | Qui l'apostille |
|---|---|
| Notarié (procurations, actes, copies certifiées) | Le doyen d'un Collège notarial, ou un notaire délégué |
| Casier judiciaire | Ministère de la Justice, en cochant la case sur la demande |
| Acte du Registre civil | Demandez-le à votre Registre civil : ce n'est pas publié clairement |
La troisième ligne n'est pas une plaisanterie. Nous la traitons dans votre acte de naissance espagnol pour une démarche à l'étranger, où la page de la démarche ne dit rien à ce sujet.
Certains collèges exigent un rendez-vous et d'autres un passage préalable chez un notaire pour une copie certifiée. Consultez le site du collège dont vous dépendez avant de vous présenter.
L'acte en double colonne : demandez avant de commander une traduction
Avant de nous commander la traduction d'une procuration déjà consentie, posez une question à votre notaire : peut-il l'authentifier en double colonne, avec le texte en espagnol et dans la langue de destination en regard ?
Toutes les études ne le font pas, ni dans toutes les langues, et cela dépend des disponibilités. Mais quand c'est possible, le document naît bilingue et la traduction ultérieure cesse d'être nécessaire. C'est une question d'une minute qui emporte parfois la commande entière, et nous préférons que vous la posiez.
Si la réponse est non, alors oui : acte, apostille et traduction assermentée des deux, dans cet ordre. Traduire avant d'apostiller oblige à recommencer, car la traduction ne peut pas couvrir une apostille qui n'existe pas encore.
Ce qu'on traduit en trop
Outre les pouvoirs consentis, un acte espagnol comporte la comparution, l'identification du mandant, la mention de sa pièce d'identité et l'attestation notariale. Tout cela fait partie du document et se traduit.
Ce que vous ne devriez pas payer, c'est une immense procuration générale quand la démarche est une seule opération. Si vous vendez un appartement précis, une procuration spéciale pour cet acte est plus courte, moins chère à traduire et, accessoirement, bien plus prudente : vous autorisez ce que vous vouliez autoriser, et non la moitié de votre vie.
Si la destination n'est pas dans la Convention de La Haye
Alors il n'y a pas d'apostille mais une légalisation consulaire : une chaîne de cachets passant par le ministère des Affaires étrangères et le consulat du pays de destination, avec ses propres délais. Quels pays sont dans ce cas et comment la chaîne fonctionne, dans les pays sans apostille : la légalisation consulaire.
Et si vous hésitez sur ce qu'une apostille certifie au juste, c'est dans l'apostille de La Haye et la traduction assermentée. En résumé : elle certifie la signature et le sceau, pas le contenu. Elle ne rend jamais valable une procuration mal rédigée.
Quoi demander, et dans quel ordre
| Ordre | Question | À qui |
|---|---|---|
| 1 | Quels pouvoirs exacts doivent y figurer ? | Celui qui exécutera la procuration, à destination |
| 2 | Pouvez-vous l'authentifier en double colonne ? | Votre notaire |
| 3 | Quels rendez-vous et quelles exigences avez-vous ? | Votre Collège notarial |
| 4 | Acceptez-vous un PDF ou exigez-vous une copie authentique papier ? | Celui qui exécutera la procuration |
La première décide du contenu, la deuxième décide si vous avez besoin de nous, et les deux dernières décident du délai. Conservez les réponses par écrit : elles priment sur n'importe quel guide général, celui-ci compris.
Envoyez-nous ce qu'on vous a demandé depuis le pays de destination et nous vous dirons ce qu'il faut traduire, dans quel sens et à quel moment. Si votre notaire règle tout en double colonne, nous le dirons aussi.