Presque personne ne commence par cette question. On y arrive au milieu du parcours, le dossier à moitié rempli, quand un champ réclame un « diplôme légalisé et traduit » sans qu'on sache si cela inclut le relevé de notes, si la traduction doit être assermentée, ni s'il faut faire reconnaître quelque chose au préalable.
La réponse courte : cela dépend de votre université et de votre master. Ce n'est pas une échappatoire, c'est littéralement le fonctionnement du système. Ce qu'on peut mettre en ordre, c'est la démarche — pour ne pas traduire plus que nécessaire et ne pas découvrir ce qui manquait trois jours avant la clôture.
D'abord : accès, admission et inscription sont trois choses différentes
Les trois mots s'emploient comme des synonymes dans la conversation et désignent des étapes distinctes dans les démarches.
L'accès, c'est prouver que votre titre vous permet d'entrer en master. Les critères d'admission, c'est la façon dont le master vous classe face aux autres candidats : dossier, lettre de motivation, langue, expérience. L'inscription, c'est ce que vous faites une fois admis, quand il y a des droits à payer.
Cela compte parce que chaque étape réclame des pièces différentes, à des moments différents. Les documents académiques lourds — diplôme et notes — relèvent de l'accès. Confondez les étapes et vous risquez de payer la traduction d'un document qu'on ne vous aurait demandé que deux mois plus tard, ou pire, d'arriver à l'étape d'accès avec ce que vous aviez préparé pour l'admission.
Les documents qui vont vous être demandés
Pour accéder avec des études suivies dans un établissement étranger, le socle est presque toujours le même :
- Le diplôme, officiel et délivré par l'autorité compétente de votre pays. C'est la pièce qui atteste que vous avez terminé.
- Le relevé de notes, avec les matières et les résultats. C'est la pièce qui atteste ce que vous avez étudié et avec quelles notes.
- La preuve que ce diplôme ouvre l'accès au troisième cycle dans le pays qui l'a délivré. Pour les titres de l'Espace européen de l'enseignement supérieur, c'est la voie d'accès générale, parfois attestée par un certificat spécifique de l'université d'origine.
Si une traduction est exigée, il vous faut une traduction assermentée du diplôme et, quand il fait partie du lot, une traduction du relevé de notes. Avant de commander, vérifiez si votre université d'origine délivre un Supplément au diplôme : ce document descriptif est parfois déjà bilingue et peut vous épargner une partie du travail, sans pour autant remplacer le diplôme. Nous le détaillons dans quand le Supplément au diplôme suffit.
Quelle langue accepte votre université
C'est ici que se commet l'erreur la plus coûteuse, et elle se commet dans les deux sens.
Certains partent du principe qu'un document en anglais n'a pas besoin de traduction. D'autres font tout traduire par précaution. Les deux peuvent mal tourner, car l'exigence n'est pas universelle : chaque université la fixe, et parfois chaque master.
L'Universitat de València, par exemple, publie que l'accès avec des études d'un établissement étranger suppose deux choses pour les documents officiels : légalisation et traduction officielle. S'y ajoutent des exigences propres à chaque programme : le master d'avocat réclame un diplôme de droit homologué, celui de psychologie générale de la santé renvoie à une procédure spécifique de traduction et de légalisation, et celui d'enseignement secondaire exige un niveau B1 en langue étrangère. Trois masters d'une même université, trois exigences différentes.
D'où la seule règle qui vaille : lisez la fiche de votre master, pas seulement le règlement général de troisième cycle. Le règlement général vous dit quels documents existent ; la fiche vous dit ce qu'on va exiger de vous.
Et lisez les termes de près. En Espagne, une « traduction officielle » se satisfait par une traduction assermentée signée par un traducteur habilité par le MAEC — mais vérifiez si l'appel admet d'autres voies, comme une traduction délivrée par votre université d'origine ou par une représentation diplomatique, car certains le prévoient.
Légalisation et traduction : l'ordre compte
La légalisation et la traduction sont deux démarches indépendantes, et elles s'accordent mal quand on les fait dans le mauvais ordre.
La légalisation donne à un document public étranger sa validité en Espagne : elle vérifie la signature et l'autorité qui l'a apposée. Si votre diplôme vient d'un pays de la Convention de La Haye, la voie est l'apostille ; sinon, la voie diplomatique. Pour les titres délivrés hors de l'Espace européen de l'enseignement supérieur, le diplôme doit normalement être légalisé ou apostillé.
L'ordre qui fait économiser est celui-ci : obtenez le document définitif, légalisez-le ou faites-le apostiller, puis traduisez. Une apostille est du texte : si elle arrive après la traduction, il faudra la traduire à part ou refaire le travail. Même chose pour les diplômes délivrés d'abord sous forme d'attestation provisoire et des mois plus tard sous forme de diplôme définitif : traduisez le provisoire alors que l'université voulait le définitif, et vous aurez payé deux fois.
Ce qu'il faut réunir avant de demander un devis
Un devis de traduction n'est fiable que si celui qui l'établit voit le document complet. Une page isolée, une photo coupée ou « le diplôme, c'est deux feuilles » donnent des chiffres qui changent ensuite. Avant de le demander, rassemblez ceci :
| Ce qu'il faut noter | Pourquoi |
|---|---|
| Université et master exacts | Les exigences spécifiques figurent sur la fiche du master, pas dans le règlement général |
| Document et nombre réel de pages | C'est ce qui fixe le devis : comptez les faces, pas les feuilles |
| Langue acceptée par l'appel | Décide s'il faut traduire, et quoi |
| Légalisation ou apostille exigée | Détermine l'ordre des démarches |
| Date limite de l'appel | Détermine le délai dont vous avez besoin |
Un exemple rempli, fictif et donné à titre d'illustration : Université de Salamanque, master d'études anglaises ; bachelor's degree et relevé de notes d'une université polonaise, 1 et 3 faces ; l'appel exige une traduction officielle en espagnol ; pays de la Convention de La Haye, apostille nécessaire ; clôture le 30 juin. Cinq lignes, et le devis comme l'ordre des démarches sont réglés.
Une dernière vérification qui ne coûte rien : relisez l'appel à candidatures le jour où vous commandez la traduction. Les exigences et les délais sont mis à jour chaque année universitaire, et la version lue en janvier n'est peut-être pas celle qu'on vous appliquera.
Envoyez-nous le document complet, le nom de l'université destinataire et votre date limite : nous vous donnons le prix et le délai exacts.