Presque tout le monde effectue ces trois étapes dans cet ordre : demander l'extrait, découvrir ensuite qu'il faut une apostille, chercher enfin qui le traduit. Et presque tout le monde perd une ou deux semaines à procéder ainsi.
Le bon ordre est différent, et la raison est très concrète : il y a une case sur le formulaire qui, si vous ne la cochez pas, vous oblige à entamer une seconde démarche.
L'erreur irréparable : ne pas indiquer le pays de destination
Le portail du ministère de la Justice espagnol le dit sans détour : lorsque l'extrait doit produire ses effets à l'étranger, il doit être légalisé, et pour cela il faut sélectionner l'option d'apostille dans la demande de l'extrait elle-même. Le formulaire demande le pays où il va produire ses effets, et le ministère le délivre déjà apostillé ou légalisé selon ce que requiert ce pays.
Si vous demandez un extrait « simple » et découvrez ensuite qu'il doit être apostillé, cela ne se répare pas sur le document que vous avez en main : il faut passer par une démarche d'apostille distincte, avec sa propre demande et sa propre attente.
| Ordre | Étape | Qui décide |
|---|---|---|
| 1 | Demander à l'organisme destinataire le format accepté et l'ancienneté maximale | L'organisme destinataire |
| 2 | Demander l'extrait en indiquant le pays de destination et en cochant l'apostille | Portail du ministère de la Justice |
| 3 | Le recevoir déjà apostillé ou légalisé | Le ministère |
| 4 | Traduction assermentée de l'extrait et de l'apostille | Nous |
L'étape 1 semble facultative et c'est celle qui fait économiser le plus. Les étapes 2 et 3 ne peuvent pas être inversées.
Les délais réels, et les 30 jours auxquels personne ne s'attend
Le portail indique qu'en règle générale l'extrait est délivré immédiatement ; si ce n'est pas possible, il sera disponible 24 heures après la demande, et le délai légal de l'administration pour le délivrer est de 10 jours ouvrables.
Il existe une exception qui prend beaucoup de monde de court : si vous avez la nationalité d'un autre État membre de l'Union européenne, les antécédents sont également recueillis dans votre pays de nationalité via le système européen d'échange, et le délai maximal passe à 30 jours calendaires. Un mois, pas un jour. Si vous êtes par exemple roumain ou italien résidant en Espagne et qu'un visa exige vos antécédents espagnols, ce mois doit entrer dans le calendrier dès le départ.
Ce que nous ne pouvons pas vous dire, c'est de combien cela s'allonge lorsque vous demandez en plus l'apostille : le portail ne publie aucun délai distinct pour ce cas. Gardez de la marge.
La traduction : ce qui se traduit exactement
Deux pièces se traduisent, et c'est la source la plus fréquente de malentendu sur le devis : l'extrait et l'apostille. L'apostille est un document distinct, avec son texte et ses champs propres, et elle est facturée pour ce qu'elle est. Le détail complet est dans l'apostille se traduit et se facture à part.
Ce qu'il ne faut surtout pas faire, c'est traduire avant d'apostiller. Si l'apostille arrive après la traduction, la traduction ne la couvre pas et il faut repasser par ici.
Un mot sur le format : l'extrait électronique espagnol porte un code sécurisé de vérification qui permet de contrôler son authenticité sur le portail du ministère. Si vous le remettez sur papier dans un autre pays, ce code y est toujours et fonctionne toujours ; la traduction doit le reproduire tel quel, sans altérer un seul caractère. Nous traitons ce point avec le choix entre PDF et papier dans PDF ou papier.
Le Canada : la destination qui le réclame le plus, et qui l'écrit
L'IRCC canadien a une page consacrée à l'Espagne. Elle nomme le document exactement — Criminal Record Certificate (Certificado de Antecedentes Penales) —, renvoie au formulaire Modelo 790 et aux instructions du ministère de la Justice espagnol, et précise pour quoi elle l'exige : résidence permanente, citoyenneté et certains programmes de résidence temporaire.
Ce que cette page ne dit pas, c'est quoi que ce soit sur la traduction ou la validité. Cela vient du dossier propre à votre demande, et c'est là qu'il faut regarder. Quant à la norme de traduction elle-même, l'IRCC accepte les traducteurs accrédités hors du Canada, avec une nuance qui compte et que nous développons dans une traduction assermentée espagnole est-elle valable à l'étranger.
Si la destination est dans l'UE, demandez avant de payer quoi que ce soit
Le règlement (UE) 2016/1191 couvre expressément l'absence d'antécédents judiciaires et prévoit un formulaire type multilingue pour ce fait, qui accompagne l'extrait et rend la traduction inutile entre États membres. Nous l'expliquons dans les documents publics sans traduction dans l'UE.
Cela dit, soyons honnêtes sur la limite de ce que nous savons : nous n'avons pas réussi à confirmer que le ministère de la Justice espagnol joigne ce formulaire à l'extrait de casier judiciaire par la voie en ligne. La page de la démarche ne le mentionne pas. Avant de considérer que vous économisez la traduction, posez la question au ministère lui-même, et si la réponse est oui, vous n'avez pas besoin de nous pour cette démarche.
La péremption qui n'existe pas en Espagne et qui existe à destination
L'extrait espagnol atteste ce qui figure au casier à la date de sa délivrance. Il ne porte pas de date de péremption parce que, en droit espagnol, il n'en a pas.
Le pays de destination en fixe une, et c'est là que se joue le risque de calendrier : de trois à six mois en général, et le compteur part de la délivrance, non du dépôt. Ajoutez le temps de l'apostille, celui de la traduction et celui que l'organisme met à l'examiner, et vous comprendrez pourquoi le demander « d'avance, pour l'avoir » est rarement une bonne idée.
Quoi demander, et à qui
Trois questions à l'organisme destinataire, avant l'étape 2 :
| Question | Ce qu'elle règle |
|---|---|
| Quelle ancienneté maximale acceptez-vous ? | Décide quand le demander, pas s'il faut le demander |
| Exigez-vous une apostille ? | C'est la case qu'on ne peut pas cocher après |
| Acceptez-vous un PDF signé électroniquement ? | Décide le délai et s'il y a un envoi physique |
Conservez la réponse par écrit. Elle prime sur n'importe quel guide général, celui-ci compris : chaque consulat et chaque bureau d'immigration modifie ses exigences à son rythme, et ce que nous publions aujourd'hui n'est pas forcément ce qu'on vous demandera dans six mois.
Dites-nous où il va et ce qu'on vous a demandé, et nous vous dirons dans quel ordre procéder. Si le formulaire européen fait que vous n'avez pas besoin de nous, nous le dirons aussi.