Si vous avez vécu ou travaillé aux Pays-Bas et que vous préparez aujourd'hui un dossier pour l'Espagne — titre de séjour, inscription à un ordre professionnel, nouvel emploi —, on vous a sans doute demandé un « certificat de bonne conduite ». Dans le système néerlandais, ce document est le VOG, sigle de Verklaring Omtrent het Gedrag. C'est la preuve, délivrée par les Pays-Bas, que rien dans votre dossier ne s'oppose à la finalité pour laquelle vous le demandez. Voici ce qu'il est, comment l'obtenir et les deux étapes que l'Espagne ajoute par-dessus : l'apostille et la traduction assermentée, dans l'ordre qui fonctionne vraiment.
Ce qu'est le VOG
Le VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag, littéralement « déclaration relative à la conduite ») est délivré par Justis, l'organisme de contrôle qui relève du ministère néerlandais de la Justice et de la Sécurité. Ce n'est pas un relevé brut de votre casier, comme le sont les certificats de certains pays. Justis confronte vos données judiciaires à la finalité précise pour laquelle vous faites la demande et, si rien n'est pertinent au regard de cette finalité, délivre un certificat qui l'atteste.
Cette logique liée à un usage mérite d'être comprise, car elle conditionne tout. Un VOG est délivré pour un usage déclaré — un poste auprès de mineurs, une fonction manipulant des fonds, une licence professionnelle — et confirme que votre dossier ne présente aucune objection pour cet usage. Pour un dossier espagnol, ce qui compte en pratique, c'est que vous disposiez d'un VOG en cours de validité que l'organisme destinataire accepte comme votre certificat néerlandais de conduite.
On peut vous le demander dans diverses démarches espagnoles qui examinent votre dossier : titres de séjour et de travail, inscription à un colegio profesional (ordre professionnel), certains emplois publics ou réglementés et d'autres dossiers traités dans le cadre des démarches d'extranjería. Le document exact demandé par l'Espagne — et son ancienneté admise — dépend du bureau et de la démarche : vérifiez-le avant de commencer.
Comment demander le VOG
Il existe deux voies courantes. Beaucoup de demandeurs le sollicitent en ligne auprès de Justis via DigiD, le système néerlandais d'identité numérique, pratique si vous avez encore accès à DigiD. Lorsque la demande est liée à un emploi ou à une fonction, l'organisation qui a besoin du certificat lance souvent la démarche pour vous, et vous la complétez et la réglez ; c'est ainsi que la plupart des VOG sont délivrés au quotidien aux Pays-Bas.
Si vous ne résidez plus aux Pays-Bas ou n'avez pas de DigiD, il existe une voie papier : une demande écrite adressée à Justis, dans certains cas via une commune néerlandaise ou une représentation néerlandaise à l'étranger. Le canal exact dépend de votre situation : consultez les instructions à jour de Justis avant de faire la demande, plutôt que de vous fier au souvenir d'une connaissance.
Un mot sur la langue, décisif pour la suite. Le VOG est généralement délivré en néerlandais, et Justis peut, sur demande, en fournir une version en anglais dans certains cas. Il vaut la peine de la demander, car elle détermine qui peut le traduire : chez Textualia, nous travaillons de l'anglais vers l'espagnol et du français vers l'espagnol, pas du néerlandais. Si votre VOG n'existe qu'en néerlandais, il vous faudra un traducteur assermenté néerlandais→espagnol — une combinaison que nous ne proposons pas ; si vous l'avez en anglais, c'est pleinement notre domaine. Cela dit, disposer du VOG en anglais ne supprime pas la nécessité de le traduire pour l'Espagne : en règle générale, une traduction assermentée reste exigée.
L'apostille : La Haye, avant de traduire
Les Pays-Bas et l'Espagne étant tous deux parties à la Convention Apostille de La Haye, un document public néerlandais est reconnu en Espagne au moyen d'une seule apostille, sans légalisation consulaire ni chaîne d'ambassades. Pour le VOG, l'apostille est apposée aux Pays-Bas par un tribunal néerlandais (rechtbank), l'autorité compétente là-bas pour apostiller ce type de documents. Une fois apostillé, l'Espagne l'accepte sans autre formalité.
Et voici la règle qui évite de tout refaire : d'abord apostiller, ensuite traduire. L'apostille est un certificat qui s'attache physiquement à votre VOG et fait partie du document. Lorsque la traduction assermentée est réalisée, elle doit couvrir à la fois le VOG et son apostille. Si vous traduisez avant que le rechtbank n'appose l'apostille, celle-ci manquera dans le jeu traduit et le bureau pourra vous le renvoyer. Obtenez l'apostille, puis la traduction. Nous appliquons le même ordre à chaque apostille avec traduction assermentée que nous traitons.
Pourquoi une traduction assermentée, même en anglais
Les administrations espagnoles travaillent en espagnol. Un document en néerlandais doit évidemment être traduit ; mais même un VOG en anglais n'est pas un document qu'un agent d'extranjería ou le greffe d'un ordre professionnel soit tenu d'accepter tel quel. Ce que l'Espagne exige, c'est une traduction assermentée en espagnol, réalisée par un traducteur habilité par le MAEC (ministère espagnol des Affaires étrangères). Cette traduction porte le cachet et la signature officiels du traducteur. Une traduction de courtoisie, la version d'un notaire néerlandais ou la vôtre n'ont pas la même valeur.
Pour vérifier qu'un traducteur conserve bien l'habilitation du MAEC, vous pouvez vérifier un traducteur assermenté sur la liste du MAEC avant de vous engager.
L'ordre correct, du début à la fin
- Demandez votre VOG auprès de Justis (en ligne avec DigiD, ou par voie papier depuis l'étranger), pour la finalité voulue.
- Faites-le apostiller par un rechtbank néerlandais. C'est ce qui le rend valable en Espagne sans légalisation consulaire.
- Traduction assermentée en espagnol du VOG et de son apostille, par un traducteur habilité par le MAEC.
- Déposez le dossier au bureau espagnol, à l'ordre professionnel ou à l'employeur.
Inversez deux étapes et le dossier repart en arrière. Gardez cet ordre et il avance.
La place de Textualia
La traduction assermentée est l'étape dont nous nous chargeons lorsque votre VOG est en anglais : nous le transformons en traduction assermentée en espagnol (de l'anglais vers l'espagnol) portant le cachet du traducteur habilité par le MAEC attendu par l'Espagne, livrée en PDF signé électroniquement. Soyons clairs : nous ne traduisons pas depuis le néerlandais, alors demandez à Justis la version en anglais si vous le pouvez. Et faites apostiller le VOG aux Pays-Bas avant de nous l'envoyer, afin que la traduction couvre l'ensemble du document en une seule fois.