Vous terminez votre cursus en juin. L'université vous remet un papier qui dit que vous avez terminé. Le vrai diplôme, le grand, avec le sceau, prendra des mois. Et vous avez une démarche en Espagne dont la date limite tombe en septembre.
Voilà la situation, et la décision à prendre n'est pas une décision de traduction : c'est une décision documentaire. Traduire est la dernière étape, et mieux vaut y arriver en sachant quel document vous avez et quel document on attend.
D'abord : identifiez le papier que vous avez en main
« Attestation provisoire » est une étiquette informelle appliquée à des documents assez différents. Regardez le vôtre et cherchez ce qu'il affirme exactement :
| Document | Ce qu'il affirme |
|---|---|
| Certificat de fin d'études | Que vous avez achevé le programme et rempli ses conditions |
| Attestation de délivrance | Que le diplôme a été délivré, ou est en cours de délivrance |
| Attestation provisoire | Document temporaire, à remplacer par le diplôme définitif |
| Justificatif de paiement des droits | Que vous avez payé les droits de délivrance. Rien de plus |
C'est la dernière ligne qui cause des déceptions. Le justificatif de paiement prouve que vous avez payé, non que l'université ait certifié quoi que ce soit sur vos études. Il a l'air académique parce qu'il porte l'en-tête de l'établissement et votre nom, mais il n'atteste pas le diplôme. Ne le tenez pas pour l'équivalent d'un certificat de fin d'études et, s'il est tout ce que vous avez, demandez à votre établissement un document qui atteste l'achèvement des études.
La différence compte parce que ce que le destinataire évalue, c'est l'affirmation, non le format : si une procédure a besoin de la preuve que vous avez terminé le cursus, il lui faut un document qui le dise avec ces mots.
Ce qu'admet votre procédure de destination
Il n'y a pas de règle générale ici, et méfiez-vous de qui en propose une.
Certaines procédures se règlent avec un certificat de fin d'études pendant la délivrance du diplôme. D'autres — en particulier lorsque c'est le diplôme lui-même qui est évalué, comme dans la reconnaissance de titres — n'acceptent que le document définitif. Et certaines universités en décident programme par programme.
La vérification est donc double : les instructions de la procédure et, si la destination est un établissement précis, ce que dit cet établissement. Pour une reconnaissance de diplôme, les conditions de la procédure sont publiées : nous les traitons dans les traductions pour la reconnaissance du diplôme.
Et une question que presque personne ne pose, et qui règle souvent tout : le destinataire peut-il accepter un dépôt avec le document provisoire, puis le définitif ensuite ? Beaucoup permettent de compléter le dossier. Si c'est votre cas, vous avez une marge et non une urgence.
Préparez l'original complet avant de traduire
Une fois décidé que vous déposerez le document provisoire, il doit partir entier. Ce qui manque le plus souvent :
- Le verso. Beaucoup d'attestations portent au dos les conditions, la légende ou la mention qu'elles seront remplacées par le diplôme. C'est du texte, et cela fait partie du document.
- Cachets et signatures, lisibles. Si l'attestation est électronique, le code de vérification.
- L'identification de l'établissement en en-tête et en pied de page, non rognée.
- La légalisation ou l'apostille, si la procédure l'exige pour ce document. Comme pour le diplôme définitif, l'ordre fait économiser : légalisation d'abord, traduction ensuite.
Un détail de forme qui pose problème : les attestations provisoires portent souvent une date de péremption ou une mention de validité temporaire. Vérifiez qu'elle sera encore valable le jour du dépôt, pas seulement le jour de la traduction.
Quand le diplôme définitif arrive
Le définitif ne remplace pas automatiquement ce que vous avez déjà déposé. La suite dépend du destinataire :
Si la procédure a accepté le document provisoire et ne demande rien de plus, c'est terminé. Si elle l'a accepté à condition de fournir le définitif, il faudra déposer le diplôme — et, là où la procédure exige la version espagnole, sa propre traduction assermentée, puisqu'il s'agit d'un autre document, avec un autre texte et une autre date.
C'est là qu'intervient la traduction du diplôme universitaire, et souvent le relevé de notes complémentaire, que certaines procédures réclament avec le diplôme.
L'arbre de décision, en quatre questions
Mis en ordre, tout ce qui précède se résout ainsi :
- Avez-vous terminé vos études ? Sinon, aucun document n'attestera que oui.
- Le diplôme a-t-il été délivré ? S'il est délivré et qu'il ne reste qu'à le retirer, attendre quelques jours vaut parfois mieux que traduire un provisoire.
- Que dit exactement votre document ? Achèvement, délivrance, provisoire, ou simple paiement des droits. Lisez l'affirmation, pas l'en-tête.
- Qu'accepte le destinataire ? Demandez-le par écrit, en nommant le document que vous détenez.
Si les quatre réponses conduisent à déposer maintenant, faites traduire et déposez. Si la quatrième dit qu'on veut le définitif, traduire le provisoire est de l'argent perdu.
Envoyez-nous le document complet — verso compris —, l'organisme destinataire et votre date limite : nous vous donnons le prix et le délai exacts.