La lettre de l'employeur est la pièce du dossier de nomade numérique qu'on refait le plus souvent. Non parce qu'elle est difficile, mais parce qu'elle est rédigée par quelqu'un — un responsable des ressources humaines, souvent dans un autre pays et une autre langue — qui n'a aucun moyen de savoir ce qu'elle doit exactement prouver à une administration espagnole.
Voici un modèle indicatif commenté : les champs habituellement demandés, et pourquoi. Deux avertissements d'abord : ce n'est pas un modèle officiel d'un quelconque organisme, et aucune lettre ne garantit l'octroi du visa. C'est une base, pour que votre entreprise n'ait pas à deviner.
Ce que cette lettre prouve, et ce qu'elle ne prouve pas
La lettre répond à une question très précise : l'entreprise sait-elle que vous allez travailler depuis l'Espagne, et l'autorise-t-elle ?
Un contrat ordinaire ne le dit pas. Un contrat signé il y a trois ans à Dublin prouve votre relation de travail, mais ne dit rien sur le fait de travailler depuis Valence. D'où l'exigence des deux documents, et le fait qu'ils ne soient pas interchangeables :
| Document | Ce qu'il prouve |
|---|---|
| Contrat de travail | Qu'une relation de travail existe, depuis quand, à quel poste et à quelles conditions |
| Lettre d'autorisation | Que l'entreprise connaît et autorise le travail à distance depuis l'Espagne |
| Certificat d'expérience | Le parcours professionnel antérieur, quand la voie l'exige |
Le troisième remplit une autre fonction et a ses propres exigences. Et si vous ne savez pas encore quels documents s'appliquent selon que vous êtes salarié ou indépendant, commencez par les documents selon votre situation professionnelle : ce guide suppose que vous êtes salarié d'une entreprise.
Les éléments que l'employeur doit confirmer
Regroupé par blocs, voici ce qu'une lettre complète doit généralement énoncer :
L'identification de l'entreprise. Dénomination sociale, adresse, numéro d'immatriculation ou d'identification fiscale du pays de constitution, et coordonnées du signataire, avec sa fonction. Le signataire doit avoir qualité pour autoriser : un collègue d'équipe n'autorise rien.
L'identification du salarié. Nom complet exactement tel qu'il figure sur votre passeport, nationalité et numéro de document. Si votre passeport porte deux noms et la lettre un seul, cela devient une demande de rectification.
La relation de travail. Poste, missions, date de début, type de contrat et ancienneté. Si la voie applicable exige une ancienneté minimale dans l'entreprise, c'est cette donnée qui en atteste.
L'autorisation expresse. La phrase qui donne son nom au document : l'entreprise autorise le salarié à exercer son activité à distance depuis l'Espagne. Qu'elle soit explicite, et qu'elle mentionne l'Espagne.
Les conditions du travail à distance. Que l'activité peut être exercée intégralement à distance, la rémunération, et le temps de travail ou le régime horaire. La rémunération est la donnée sensible : elle doit concorder avec le contrat et vos bulletins de paie.
Un modèle indicatif
Avec des données entièrement fictives, pour que votre entreprise en voie la forme :
Northwind Analytics Ltd. 14 Harbour Road, Dublin 2, Irlande — Registre des sociétés n° 000000
À qui de droit,
Northwind Analytics Ltd. confirme par la présente que Mme Alex N. Fictive, de nationalité irlandaise, passeport n° X0000000, est employée par cette société depuis le 3 mars 2023 en qualité de Senior Data Analyst, sous contrat à durée indéterminée à temps plein de 40 heures par semaine.
Ses missions consistent en l'analyse de données et la production de rapports, et peuvent être exercées intégralement à distance, sans présence physique dans nos bureaux.
La société autorise expressément Mme Alex N. Fictive à exercer son poste en télétravail depuis l'Espagne, l'ensemble des conditions de son contrat demeurant inchangées.
Sa rémunération annuelle brute s'élève à 48 000 euros.
Nous restons à votre disposition pour toute vérification.
Signature — Morgan Example, Directeur des ressources humaines morgan.example@northwind-analytics.test · 1er octobre 2026
Notes d'usage : la lettre va sur papier à en-tête de l'entreprise, avec une date récente — certaines destinations fixent une ancienneté maximale —, signée par une personne ayant qualité pour autoriser, et avec un moyen de contact réel au cas où l'administration voudrait la vérifier.
Qu'elle ne contredise pas le reste du dossier
C'est le défaut qui provoque le plus de demandes de rectification, et c'est un défaut de cohérence, non de contenu. La lettre, le contrat et les bulletins se lisent ensemble. Vérifiez que ceci concorde :
- Le nom de l'entreprise, identique dans les trois documents. Si le contrat est au nom d'une filiale et la lettre signée par la maison mère, expliquez-le.
- La date de début de la relation de travail.
- Le poste. Si l'intitulé interne a changé, que la lettre indique l'actuel et, au besoin, le précédent.
- La rémunération, dans la même devise et sur la même période de référence. Un montant annuel dans la lettre et mensuel sur le bulletin doivent se recouper.
Si quelque chose a changé en cours de route — une augmentation, un changement de poste — mieux vaut que la lettre le dise que de laisser l'administration découvrir l'écart.
Langue, traduction et vérification finale
Avant de commander quoi que ce soit, sachez où vous déposez : la voie consulaire et celle de l'UGE en Espagne ont leurs propres instructions, langue et légalisation comprises. Nous l'expliquons dans dépôt au consulat ou auprès de l'UGE.
Lorsque la lettre est définitive et que votre destination exige l'espagnol, il vous faut une traduction assermentée. Le reste du dossier et ses particularités, dans le guide du visa de nomade numérique.
Et vérifiez les instructions de votre destination le jour même du dépôt. Elles changent, et la liste téléchargée il y a deux mois n'est peut-être pas celle qu'on vous appliquera.
Envoyez-nous la lettre définitive, le consulat ou l'organisme destinataire et votre date limite : nous vous donnons le prix et le délai exacts.