Por qué dedicamos una página específica a este certificado
Porque es el documento que abre el expediente y el que más veces lo retrasa. Sin él no se inscribe una sucursal, no se abre una cuenta y no se concurre a una licitación. Y porque su nombre cambia de un país a otro lo suficiente como para que mucha gente pida el documento equivocado o crea que no existe en su jurisdicción.
Qué acredita, se llame como se llame
Siempre lo mismo: que la sociedad existe, que está inscrita en su registro de origen y que está al corriente de sus obligaciones registrales. Es, en la práctica, el certificado de vida de una empresa.
| Jurisdicción | Nombre habitual | Quién lo emite |
|---|---|---|
| Estados Unidos | Certificate of good standing / of existence / of status | Secretary of State del estado de constitución |
| Reino Unido | Certificate of good standing | Companies House |
| Canadá (federal) | Certificate of compliance | Corporations Canada |
| Canadá (provincial) | Certificate of status | Registro provincial |
Si tu certificado dice otra cosa pero acredita esos tres extremos, es el documento. Y si dice menos —por ejemplo, solo que la sociedad está inscrita, sin pronunciarse sobre si está al corriente—, conviene avisarlo antes, porque puede que la notaría pida uno más completo.
La apostilla, y el error de nivel que cuesta semanas
Este certificado necesita, por regla general, apostilla de La Haya para surtir efecto en España. Y es aquí donde se pierde más tiempo, sobre todo con documentos estadounidenses.
En Estados Unidos el reparto es claro y contraintuitivo: un documento emitido por un estado —y el certificate of good standing lo es— se apostilla en ese mismo estado, no en el Department of State federal. Quien manda a Washington un certificado de Delaware recibe una negativa y vuelve a empezar.
En Canadá, desde que el país emite apostillas en 2024, el reparto sigue la misma lógica: Global Affairs Canada para los documentos federales, autoridad provincial para los provinciales.
En Reino Unido, el FCDO.
Y la regla de orden, que no cambia: primero la apostilla, después la traducción. La apostilla forma parte del documento y se traduce con él.
Qué traducimos exactamente
El certificado íntegro: encabezado y sellos del registro, denominación exacta de la sociedad, número de registro, estado o jurisdicción de constitución, fecha de constitución, declaración de vigencia o cumplimiento, firma del registrador y apostilla.
Dos criterios que aplicamos y conviene conocer:
No equivalemos formas societarias. Una LLC de Delaware no es una S.L. española, ni una Ltd británica, ni una Inc. Se conserva la denominación original y se añade, cuando hace falta, una nota del traductor. La forma societaria determina responsabilidad y régimen, y el notario necesita saber cuál tiene delante, no una aproximación cómoda.
Respetamos la denominación social al carácter. Si la sociedad se llama «ACME Holdings, LLC», así figura. Las denominaciones no se traducen ni se adaptan: identifican a una persona jurídica concreta en un registro concreto.
Trámites españoles donde se presenta
- Apertura de sucursal o constitución de filial en España.
- Inscripción en el Registro Mercantil.
- Escrituras notariales otorgadas por la sociedad extranjera.
- Apertura de cuenta bancaria a nombre de la sociedad.
- Licitaciones públicas, donde la mesa exige acreditar personalidad y capacidad.
- Solicitud de NIF de entidad no residente.
Lo que casi siempre acompaña al certificado
La inscripción de una sucursal rara vez se resuelve con un solo documento. Lo habitual es que haga falta también:
- Los estatutos sociales de la matriz.
- El acuerdo del órgano de administración que decide abrir la sucursal y designa representante.
- El poder a favor de quien va a actuar en España.
Todos traducidos, y casi todos apostillados. Nuestra recomendación es la de siempre: pide la lista completa al notario o al registro antes de encargar nada y manda el bloque entero de una vez. Sale mejor de precio y evita descubrir a mitad que falta una pieza.
Formato de entrega y plazos
Entregamos en PDF con firma electrónica cualificada, válido ante notarios y registros españoles, sin coste de envío. Si el Registro Mercantil o la notaría prefieren papel, puedes añadir la copia física.
El certificado suele ocupar una página, así que entra en los plazos más cortos. Los estatutos que lo acompañan son otra historia: el cotizador calcula sobre los documentos reales que subas.
Errores frecuentes que evitamos
- Pedir la apostilla al nivel equivocado en Estados Unidos: la emite el estado, no el gobierno federal.
- Pedir el certificado demasiado pronto, cuando acredita una situación a fecha de emisión.
- Traducir solo el certificado y descubrir que el registro quería también estatutos y poder.
- Traducir antes de apostillar.
- Equivaler LLC a S.L., o Ltd a S.A., en vez de conservar y explicar.
Páginas relacionadas
En un expediente de sucursal suelen ir juntos este certificado, los estatutos sociales y los poderes notariales. Para el procedimiento según el país de la matriz, nuestras guías sobre abrir sucursal desde Estados Unidos, Reino Unido y Canadá.