Por qué dedicamos una página específica al Kbis
Porque es el documento que más veces frena un trámite empresarial francés en España, y casi nunca por su contenido: por el calendario.
El Kbis caduca a efectos prácticos a los tres meses. Quien lo pide el primer día, reúne el resto del expediente durante dos meses y llega a la notaría al tercero y pico, se encuentra con que hay que volver a empezar justo cuando ya estaba todo listo. Es un error de secuencia, no de documentación, y se evita sabiendo en qué orden va cada cosa.
Qué es el extrait Kbis
Es, literalmente, el documento de identidad de una sociedad francesa. Acredita su inscripción en el Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) y resume, en una o dos páginas, todo lo que un tercero necesita saber para tratar con ella con seguridad jurídica.
Conviene distinguirlo de su hermano menor. El extrait K es el de los empresarios individuales y micro-emprendedores. El extrait Kbis, el de las personas jurídicas —SARL, SAS, SA, SCI—. Cuando en España te piden acreditar quién representa a una sociedad francesa y si esa sociedad existe, el documento correcto es el Kbis.
Quién lo emite y dónde
Lo expide el greffe del tribunal de commerce competente por el domicilio social, a partir de los datos del RCS. No lo emite la empresa ni su gestoría: es un extracto registral, y esa es precisamente la razón por la que vale como prueba frente a terceros.
Hay un detalle que descoloca a quien viene de Francia y es útil tenerlo claro: la propia administración francesa ya casi no lo pide, porque consulta el registro directamente. La española sí lo pide, y en papel. Que en Francia haya dejado de usarse no significa que aquí sobre.
Cómo obtenerlo
Gratis, si eres dirigente
A través de MonIdenum, el dirigente de una sociedad descarga el Kbis de su propia empresa sin coste y cuantas veces quiera. Es la vía más rápida y la que recomendamos cuando el administrador está disponible.
El Annuaire des entreprises ofrece además un justificante de inmatriculación del RNE (Registre national des entreprises), también gratuito, aunque no siempre lo aceptan donde esperan un Kbis clásico.
De pago, para cualquiera
En Infogreffe cuesta unos 3,06 € por correo electrónico o 4 € por correo postal; en el propio greffe, unos 2,44 €. Es la vía cuando quien necesita el documento no es el dirigente —un abogado español, un banco, la otra parte de una operación—.
Qué contiene y qué traducimos exactamente
El Kbis es denso en datos y todos cuentan. La traducción reproduce el documento íntegro:
- Denominación social, número SIREN y código APE/NAF de actividad.
- Forma jurídica y capital social.
- Domicilio social y, si los hay, establecimientos secundarios.
- Actividad declarada y nombres de dominio.
- Dirigentes: función, nombre y apellidos, fecha y municipio de nacimiento, nacionalidad y dirección.
- Menciones de procedimientos colectivos, si existen, y anotaciones registrales.
Ese bloque de dirigentes es el que da sentido al documento en una notaría española: es lo que acredita que quien firma el poder, la escritura o el contrato puede hacerlo.
Un apunte sobre la forma jurídica. «SARL» no es «S.L.», aunque se parezcan. La traducción jurada conserva la denominación original y añade, cuando hace falta, una nota del traductor explicando la figura francesa. Traducir «SAS» por «S.A.» sería cómodo y sería un error: son sociedades distintas, con reglas distintas, y el notario necesita saber cuál tiene delante.
La apostilla: ni automática ni descartable
El Reglamento (UE) 2016/1191 suprimió la apostilla entre Estados miembros, pero solo para documentos de estado civil —nacimiento, matrimonio, antecedentes penales—. No alcanza a los documentos mercantiles.
En la práctica, el criterio varía: hay notarías y bancos españoles que exigen el Kbis apostillado y otros que lo admiten tal cual. No es una cuestión que se resuelva leyendo un blog, ni este: pregunta a quien te lo pide, porque la apostilla tiene su propio plazo y se suma al del Kbis.
Y si al final se apostilla, recuerda el orden: primero la apostilla, después la traducción. La apostilla forma parte del documento y se traduce con él.
Trámites españoles donde se presenta
- Constitución de filial o apertura de sucursal de la sociedad francesa en España.
- Escrituras notariales: poderes, compraventas, ampliaciones de capital.
- Inscripción en el Registro Mercantil.
- Apertura de cuenta bancaria a nombre de la sociedad.
- Licitaciones públicas, donde la mesa de contratación exige acreditar personalidad y representación.
- Solicitud de NIF de entidad no residente ante la Agencia Tributaria.
Formato de entrega y plazos
Entregamos la traducción en PDF con firma electrónica cualificada, válida ante la Administración española, y sin coste de envío. Si tu notaría o tu banco prefieren papel, puedes añadir el envío de la copia física.
El Kbis suele ocupar una o dos páginas, así que entra en los plazos más cortos. El cotizador te da el importe exacto y la fecha de entrega antes de pagar, con el documento ya subido.
Errores frecuentes que evitamos
- Pedir el Kbis demasiado pronto. Es el documento que caduca; va al final de la lista, no al principio.
- Confundir K con Kbis. Un extrait K no acredita una sociedad.
- Traducir antes de apostillar, cuando la apostilla acaba exigiéndose.
- Equivaler formas jurídicas. SARL, SAS y SA no son S.L. ni S.A.; se conservan y se explican.
- Recortar el documento. Las menciones de procedimientos colectivos forman parte del Kbis y se traducen.
Páginas relacionadas
Si vas a abrir filial o sucursal, probablemente necesites también la traducción jurada de los estatutos sociales y, según la operación, de los poderes notariales. Para entender el documento en profundidad, nuestro artículo sobre el extrait Kbis y cuándo se traduce entra en el detalle registral.