Una empresa canadiense que quiere operar en España sin constituir una sociedad española independiente puede abrir una sucursal: un establecimiento sin personalidad jurídica propia, dependiente de la matriz, inscrito en el Registro Mercantil español. La alternativa es la filial, una sociedad española nueva con personalidad jurídica propia; la elección entre una y otra es una decisión legal y fiscal que corresponde a tu abogado. Aquí nos centramos en la documentación canadiense que hay que aportar, y tiene una particularidad que no existe en otros países: Canadá permite constituir empresas a nivel federal o a nivel provincial, y el documento que acredita que la empresa sigue activa cambia según cuál elegiste.
Empresa federal o provincial: el primer dato que hay que confirmar
A diferencia de Estados Unidos, donde toda empresa se constituye a nivel estatal, en Canadá existen dos vías de constitución:
- Federal, bajo la Canada Business Corporations Act, gestionada por Corporations Canada. El documento que acredita que la empresa sigue activa es el Certificate of Compliance.
- Provincial, bajo la ley de sociedades de la provincia concreta (Ontario, Quebec, Columbia Británica, Alberta y el resto). El documento equivalente se llama Certificate of Status (o Certificate of Good Standing, según la provincia).
Solo se puede pedir el certificado a la jurisdicción donde la empresa está realmente constituida: si tu empresa es federal, Corporations Canada es el único organismo que emite el Certificate of Compliance, aunque operes en varias provincias. Lo primero es confirmar en qué registro consta tu empresa antes de pedir nada.
Los documentos que pide el notario español
Para otorgar la escritura de apertura de sucursal, el notario necesita de la empresa matriz:
- Certificado de constitución (Certificate of Incorporation), federal o provincial según el caso.
- Certificate of Compliance (federal) o Certificate of Status (provincial), acreditando que la empresa sigue activa.
- Acuerdo del órgano de administración autorizando la apertura de la sucursal en España y nombrando al representante legal.
- Poder notarial a favor de esa persona, si no queda ya recogido en el acuerdo anterior.
La apostilla: distinta según sea federal o provincial
Desde el 11 de enero de 2024 Canadá aplica el Convenio de La Haya, así que la legalización consular quedó atrás — lo explicamos con detalle en nuestra guía de la apostilla canadiense desde 2024. El reparto de competencias es el mismo que rige para cualquier documento canadiense:
- Global Affairs Canada apostilla los documentos federales — incluido el Certificate of Compliance de Corporations Canada — y los de las provincias y territorios sin autoridad propia.
- Ontario, Quebec, Columbia Británica, Alberta y Saskatchewan apostillan sus propios documentos provinciales: un Certificate of Status de Ontario se apostilla en Ontario, no en Ottawa.
Enviar el documento al organismo equivocado es la causa más habitual de retraso en este tipo de expedientes.
El matiz de Quebec: documentación en francés
Si tu empresa se constituyó en Quebec, su documentación societaria suele estar redactada en francés — el Registraire des entreprises quebequense trabaja en francés, igual que el registro civil de la provincia. En ese caso, la traducción va directa de francés a español, firmada por traductor jurado de francés habilitado por el MAEC, sin pasar por el inglés. Es el mismo matiz que ya explicamos para las actas de estado civil de Quebec en un matrimonio.
La traducción jurada y la escritura notarial
Toda la documentación de la matriz —certificado de constitución, Certificate of Compliance o de Status, acuerdo del órgano de administración y poder, cada uno con su apostilla— se traduce al español por traductor-intérprete jurado habilitado por el MAEC. El notario español incorpora esta documentación a la escritura pública de apertura de sucursal, que se inscribe después en el Registro Mercantil correspondiente. Con la escritura inscrita, el siguiente paso es solicitar el NIF de la sucursal ante la Agencia Tributaria mediante el modelo 036.
Lo que no somos
No somos asesoría legal ni fiscal, y no decidimos por ti si te conviene una sucursal o una filial, ni si te conviene haber constituido tu empresa a nivel federal o provincial. Nuestro trabajo es traducir, con validez oficial en España, la documentación canadiense que el notario y el Registro Mercantil exigen para la apertura.
En resumen
- Canadá permite constituir empresas a nivel federal (Corporations Canada, Certificate of Compliance) o provincial (Certificate of Status). Confirma cuál es tu caso antes de pedir el certificado.
- Los documentos federales se apostillan en Global Affairs Canada; los provinciales, en la propia provincia si tiene autoridad propia (Ontario, Quebec, Columbia Británica, Alberta, Saskatchewan).
- Si tu empresa es de Quebec, la traducción va directa de francés a español.
- Toda la documentación se traduce al español por traductor jurado antes de la escritura notarial.
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En Textualia traducimos al español la documentación canadiense para abrir tu sucursal —certificado de constitución, Certificate of Compliance o de Status, acuerdo del órgano de administración, poder notarial—, del inglés o del francés, firmada por traductor jurado habilitado por el MAEC.