Si una sociedad francesa quiere hacer algo formal en España —abrir una cuenta, contratar, comprar un inmueble, presentarse a una licitación— tarde o temprano alguien le pedirá un documento: el extrait Kbis. Es la pieza que en Francia acredita, en una sola hoja, que la empresa existe y quién manda en ella. Aquí explicamos qué es, por qué siempre lo quieren reciente y cuándo necesitas su traducción jurada al español.
Qué es exactamente el extrait Kbis
El extrait Kbis es el documento oficial que emite el greffe del tribunal de commerce (la secretaría del registro mercantil francés) y que prueba la inscripción de una sociedad en el Registre du commerce et des sociétés (RCS). Es, literalmente, la tarjeta de identidad de la empresa: un extracto registral actualizado que reúne todo lo que un tercero necesita saber antes de firmar con ella.
En una hoja aparecen:
- La denominación social, nombres comerciales y siglas.
- El número SIREN y el código de actividad APE.
- La forma jurídica (SARL, SAS, SA, SCI…) y el capital social.
- La dirección del domicilio social (siège social) y de los establecimientos.
- La actividad de la empresa.
- Los dirigeants (administradores, presidente, gerente): nombre, fecha de nacimiento y nacionalidad.
- Y, si las hubiera, las decisiones sobre procedimientos concursales.
Ese último dato es el que explica por qué el Kbis tiene tanto peso: no solo dice que la empresa existe, también si está en dificultades. Por eso un banco o un notario lo piden antes de dar un paso.
Kbis o extrait K: cuál te corresponde
Es una confusión habitual. El Kbis es para las sociedades (personas jurídicas). El extrait K, sin el «bis», es el equivalente para los empresarios individuales y microempresarios (personas físicas) inscritos en el RCS. Mismo propósito, distinto sujeto. Si tu contraparte francesa es una SARL o una SAS, hablamos de Kbis; si es un autónomo con actividad comercial, de extrait K.
Desde 2019-2021 el propio titular puede descargarlo gratis en línea a través de MonIdenum, el servicio del Conseil national des greffiers, sin pasar por ventanilla. Para muchos trámites internos en Francia ya basta incluso con comunicar el SIREN; pero cuando el documento sale del país, el que se pide sigue siendo el Kbis completo.
Por qué siempre lo quieren «reciente»
El Kbis no tiene una caducidad legal, pero en la práctica se comporta como si la tuviera. La razón es sencilla: sus datos cambian. Un cambio de administrador, un traslado de domicilio o una ampliación de capital se inscriben en el RCS, y a partir de ese momento el Kbis anterior deja de reflejar la realidad.
Por eso la costumbre —y lo que exigen casi todos los organismos, también en España— es aceptar únicamente un Kbis de menos de 3 meses. Es el mismo mecanismo que explicamos en nuestra guía sobre si caduca una traducción jurada: no caduca la traducción, caduca el documento que hay debajo. Pide el Kbis lo más cerca posible de la fecha en que vas a presentarlo.
Cuándo necesitas el Kbis traducido al español
Siempre que una empresa francesa actúe ante una administración, un notario o un banco españoles, la otra parte querrá leer su Kbis en español y con garantías. Es decir, en traducción jurada del francés al español, firmada por un traductor habilitado por el MAEC. Los casos más frecuentes:
- Abrir una sucursal o constituir una filial en España.
- Abrir una cuenta bancaria de empresa o contratar servicios.
- Participar en una licitación o un concurso público.
- Una compraventa de inmueble en la que la compradora es una sociedad francesa (muy típico con las SCI).
- Cualquier operación en la que haya que acreditar quién puede firmar en nombre de la empresa.
Apostilla: ¿sí o no?
Depende del organismo que lo reciba, y conviene preguntar antes. Como documento público francés, el Kbis puede requerir apostilla de La Haya para surtir efecto en España. Entre países de la UE existen supuestos de exención, pero no cubren de forma general los extractos registrales mercantiles, así que no lo des por hecho: confirma con la administración, la notaría o el banco si te exigen la apostilla. Y recuerda una regla de oro: si el documento se apostilla, la apostilla se traduce también, dentro de la misma traducción jurada.
Kbis y estatutos no son lo mismo
Se confunden a menudo porque suelen ir juntos, pero cumplen funciones distintas. El Kbis es el extracto del registro: la foto oficial y actual de la empresa. Los estatutos (statuts) son el contrato social: las reglas internas que rigen la sociedad. En muchas operaciones se piden ambos, y cada uno tiene sus matices de traducción. Si tu trámite necesita también los estatutos, lo contamos en detalle en la guía de traducción jurada de estatutos franceses. Y si la sociedad implicada es británica, aquí tienes la versión para estatutos británicos.
Cómo lo hacemos en Textualia
Todo en línea, sin desplazarte. Subes el Kbis (y los estatutos, si te los piden), ves el precio cerrado en el momento y recibes la traducción jurada del francés al español en PDF firmado electrónicamente, con plena validez ante notarías, bancos y el Registro Mercantil. Si necesitas original en papel, lo emitimos en papel timbrado del Estado. Conocemos este documento por dentro: sabemos qué espera leer un notario español en un Kbis y qué términos —gérant, siège social, capital social— tienen su equivalente jurídico correcto. Reúne tu Kbis reciente y empieza desde nuestra página de documentos o súbelo directamente al cotizador.