En un expediente de teletrabajo internacional hay dos cosas que se acreditan por separado: tu relación con la empresa y la existencia de la empresa. La confusión entre las dos es la causa de buena parte de los requerimientos, porque se presenta una carta del empleador creyendo que cubre las dos y solo cubre la primera.
Esta guía trata la segunda: la prueba que viene del registro, no de la empresa.
Por qué hace falta una prueba del registro
La diferencia está en quién lo dice. Una carta de la empresa, por bien redactada que esté, es la empresa hablando de sí misma. Un certificado del registro mercantil del país es un tercero oficial diciendo qué consta sobre esa sociedad.
Cuando un procedimiento quiere saber si la empresa existe de verdad, desde cuándo y con qué denominación exacta, lo que pide es lo segundo. Si lo que quiere saber es qué puesto ocupas y desde cuándo, pide lo primero. Suelen pedirse los dos documentos precisamente porque no se solapan.
| Documento | Qué demuestra | Qué NO demuestra | Quién lo emite |
|---|---|---|---|
| Carta del empleador | Tu puesto, tu antigüedad, la autorización de teletrabajo | Que la empresa exista y esté activa | La empresa |
| Certificado de incorporación | Que la sociedad se constituyó: nombre, número, fecha | Que siga activa hoy | El registro |
| Extracto registral actualizado | La situación actual: domicilio, administradores, denominación vigente | Tu relación laboral | El registro |
| Certificado tipo good standing | Que la sociedad consta y cumple con sus obligaciones registrales | Tu relación laboral | El registro |
Esa segunda columna de la tercera fila es la que da sorpresas: un certificado de incorporación no prueba que la empresa siga viva. Acredita un nacimiento. Una sociedad disuelta hace tres años tiene exactamente el mismo certificado de incorporación que una sociedad en plena actividad.
El ejemplo británico
Si la empresa está constituida en el Reino Unido, el registro es Companies House, y conviene pedir el documento sabiendo qué se quiere:
- Para la antigüedad y la identidad de la sociedad: el certificado de incorporación, que contiene la denominación, el número de sociedad y la fecha de constitución.
- Para la situación actual: un documento que refleje los datos vigentes del registro, con los administradores y el domicilio social actuales.
- Si el receptor pide expresamente un certificado de buena situación registral: hay que solicitarlo como tal y comprobar qué recoge exactamente el que te entreguen.
Dos comprobaciones antes de traducir, las dos sobre el papel que ya tengas en la mano:
La fecha. Un extracto de hace año y medio no acredita la situación actual, aunque sea un documento auténtico. Si el procedimiento quiere el estado presente, el documento tiene que ser reciente.
La denominación. Que el nombre del registro coincida con el de tu contrato y tu carta. Una sociedad que cambió de nombre figura en el registro con el actual, y si tu contrato lleva el anterior, eso necesita explicación.
Para otras jurisdicciones el documento equivalente tiene otro nombre y otro contenido. En Francia, por ejemplo, el documento habitual es otro, con sus propios campos: extracto registral de una empresa francesa. No conviene asumir que el certificado de un país tiene su gemelo exacto en otro: hay que mirar qué emite ese registro.
Conecta el certificado con tu relación laboral
Los dos documentos se leen juntos, así que tienen que encajar:
- La denominación social del certificado debe aparecer en tu contrato y en tu carta. Si no coincide porque hubo un cambio de nombre o porque te contrató una filial, explícalo por escrito y aporta el documento que enlace las dos.
- El domicilio del registro y el del contrato pueden diferir legítimamente —una empresa cambia de sede— pero mejor que lo diga la empresa que dejarlo al descubierto.
- La fecha de constitución no es tu fecha de alta. Si el cauce pide antigüedad de la empresa, el dato está en el certificado; si pide tu antigüedad, está en la carta.
Qué documentos acompañan a este en el expediente, según seas asalariado o trabajes por cuenta propia, en cuenta ajena y cuenta propia.
Traducción y formalidades
Un certificado registral es normalmente un documento público, y eso tiene dos consecuencias.
La primera: puede requerir legalización o apostilla según el país de origen y según lo que exija el receptor. Como siempre, el orden ahorra dinero — primero la legalización, después la traducción, porque la apostilla también es texto.
La segunda: la traducción tiene que respetar la terminología registral. Un certificate of incorporation no es un certificado de buena situación, y traducirlos con el mismo término haría que el receptor leyera algo distinto de lo que dice el documento. En la traducción del certificado societario esas denominaciones se mantienen identificables.
Y antes de encargar nada, confirma con el organismo qué documento quiere y de qué fecha. El resto del expediente, en traducciones para teletrabajadores internacionales.
Envíanos el certificado completo, el organismo destinatario y tu fecha límite, y te decimos precio y plazo exactos.