Es una de las dudas que más se repiten en cuanto el cliente empieza a pensar en el trámite: "¿Y si necesito la traducción para dos sitios a la vez? ¿Tengo que pagar dos traducciones?". La respuesta depende de un detalle que casi nadie tiene claro al principio: no es lo mismo una copia en PDF que una copia en papel. Y desde que la firma electrónica es plenamente oficial, la diferencia cambia por completo la forma de plantear el problema.
El papel: cada ejemplar sellado es un original
Empecemos por el formato tradicional, porque es el que genera el equívoco. Una traducción jurada en papel adquiere su carácter oficial cuando el traductor la certifica con su firma y su sello y adjunta una copia del original sellada y fechada en todas sus páginas. Así lo exige el Real Decreto 724/2020, que regula la Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores.
La consecuencia práctica es importante: en papel, cada ejemplar firmado y sellado es un original por derecho propio. No existe la figura de "la copia buena y las fotocopias". Si haces una fotocopia en la copistería de la esquina de una traducción jurada, ese papel no vale como traducción jurada, porque le falta la firma y el sello de puño y letra del traductor sobre ese ejemplar concreto.
Por eso, cuando alguien necesita varios ejemplares físicos —uno para el registro, otro para la universidad, otro que quiere guardar—, no se sacan fotocopias: el traductor emite varios ejemplares, cada uno con su firma y su sello originales. En la práctica se piden al hacer el encargo, porque producir tres ejemplares en la misma tirada es sencillo; volver semanas después a por un duplicado obliga a recuperar el expediente, reimprimir, sellar y firmar de nuevo, y a menudo a enviarlo otra vez por mensajería.
El PDF firmado: la copia deja de ser un problema
Aquí es donde la firma electrónica cambia las reglas. Desde la Orden AUC/213/2025, en vigor desde el 8 de marzo de 2025, el traductor jurado puede certificar sus traducciones con firma electrónica cualificada, que sustituye al sello físico mediante un recuadro normalizado con su nombre, sus idiomas y su número de registro. La propia orden aclara que esta firma electrónica puede sustituir, pero no excluye ni invalida, la certificación tradicional con firma manuscrita y sello.
¿Qué implica esto para las copias? Que el problema del papel desaparece. Un PDF firmado electrónicamente no es un objeto único que hay que custodiar: es un archivo que puedes presentar tantas veces como haga falta, ante cuantos organismos quieras, sin que ninguna presentación "gaste" el documento. Cada vez que lo entregas, entregas el mismo PDF firmado, con la misma firma válida y verificable.
Y verificable en serio: quien reciba el archivo puede comprobar la firma electrónica en un validador oficial —el Ministerio remite a valide.redsara.es— y confirmar la identidad del traductor, la integridad del documento y la fecha de la actuación. Ese control funciona igual el primer día que el décimo, se lo presentes al registro civil de Málaga o a una universidad de Alicante. No hay original y copia: hay un archivo firmado, y todas sus presentaciones son igual de válidas.
Cuándo necesitas de verdad más de un ejemplar
Puestas las dos piezas sobre la mesa, la pregunta se responde casi sola. Necesitas pensar en duplicados cuando:
- Vas a presentar en papel ante un organismo que se queda el ejemplar. Muchos registros y ventanillas archivan el documento que reciben y no lo devuelven. Si necesitas conservar uno para ti o presentarlo también en otro sitio, encarga los ejemplares que vayas a necesitar desde el principio.
- Tienes varios trámites simultáneos en papel. Dos administraciones distintas que exigen entrega física y que corren en paralelo son, sencillamente, dos ejemplares originales.
- Un organismo concreto exige papel y otro acepta digital. Nada te obliga a elegir un solo formato: puedes usar el PDF firmado donde lo admitan y reservar el ejemplar en papel para quien lo pida.
Y cuándo no hace falta: si todos tus destinatarios aceptan formato electrónico —cada vez son más— no necesitas ningún duplicado. Un único PDF firmado te sirve para todos, hoy y dentro de dos años, porque además la traducción jurada no caduca.
Seamos honestos: el PDF suele bastar
Ni el RD 724/2020 ni la Orden AUC/213/2025 ponen límite al número de copias que puede emitir un traductor, ni convierten un formato en "más oficial" que el otro. Lo que cambia es la logística. El PDF firmado electrónicamente evita casi siempre el problema de las copias, porque un archivo se presenta infinitas veces sin degradarse. El papel sigue teniendo su sitio para el organismo que aún lo exige o para el trámite que se hace en mano ante un funcionario que quiere tocar el sello.
Nuestro consejo: parte del PDF firmado y añade ejemplares en papel solo donde sepas que te los van a pedir. Antes de encargar tres duplicados por si acaso, comprueba cuántos aceptan formato digital; te ahorrarás más de uno.
En Textualia entregamos por defecto la traducción en PDF firmado electrónicamente, verificable y reutilizable ante todos los organismos que lo admiten, y emitimos copias en papel timbrado para quien las necesite. Si más adelante te hace falta un ejemplar adicional, recuperamos tu expediente y lo emitimos sin rehacer el trabajo. Puedes ver qué formato conviene a cada gestión en nuestro hub de documentos, y si quieres entender cómo se comprueba una firma electrónica, lo contamos paso a paso en verificar la firma electrónica de una traducción jurada.